أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

ماهو الأكسس Access؟

ما هو برنامج الأكسس Access؟

الاكسس
ما المقصود بالاكسس

برنامج الأكسس (Access) هو تطبيق يسهل التعامل مع قواعد البيانات. يهدف إلى تنظيم وتخزين المعلومات المصنفة، مثل قوائم العملاء، بيانات الموظفين، والبيانات المالية، ويوفر الأكسس قوالب جاهزة وأدوات لتنفيذ مجموعة واسعة من الوظائف دون الحاجة لمهارات برمجة متقدمة.

وقد يكون برنامج الأكسس أقل شهرة من بين برامج حزمة الأوفيس إلا أنه يعتبر برنامجًا هامًا ومفيدًا للعديد من المستخدمين، خاصةً في المؤسسات والشركات الصغيرة والمنظمات التي تحتاج إلى تنظيم وإدارة كميات كبيرة من البيانات. 

يساعد برنامج الأكسس في تحسين الإنتاجية وتنظيم العمليات وتسهيل الوصول إلى المعلومات.

تتيح واجهة برنامج الأكسس للمستخدمين إنشاء قواعد بيانات جديدة وتصميم نماذج لإدخال البيانات، وتنفيذ استعلامات لاسترجاع المعلومات المطلوبة، وإنشاء تقارير مخصصة. 

يمكن للمستخدمين حتى بدون خبرة كبيرة في البرمجة الاستفادة من قدرات الأكسس وتنفيذ المهام المختلفة بسهولة. ويُعد برنامج الأكسس أداة سهلة الاستخدام ومفيدة لإدارة قواعد البيانات وتنظيم المعلومات بطريقة منظمة وفعالة، ويمكن لأي شخص الاستفادة منه بغض النظر عن مستوى خبرته في البرمجة.

بالإضافة إلى أن برنامج الأكسس (Access) الذى يأتى ضمن حزمة الأوفيس من شركة مايكروسوفت أقل البرامج المستخدمة تقريباً من قبل المستخدمين العاديين، والذي لا يعرفون الكثير عن هذا البرنامج ويعتقدون أن التعامل مع برنامج يتضمن قواعد بيانات أنه أمر صعب ويحتاج لممارسه وتعليم مكثف.

في حقيقة الأمر فإن برنامج الأكسس من أسهل البرامج البيانية التي يمكن التعامل معها، وطالما أن شركة مايكروسوفت قد وضعته ضمن حزمة الأوفيس الواسعة الانتشار والمستخدمة بكثرة في أجهزة الحاسب الآلي، فإنه برنامج مهم وسهل واحترافي في الوقت ذاته، وهو يعني أننا بحاجة إليه أو على أقل تقدير يمكنه أن يقدم لنا خدمات وحلول سهلة ومريحة جداً.

ما هو برنامج الإكسس؟

يعد برنامج الأكسس تطبيق يسهّل التعامل مع قواعد البيانات، والتي تعنى أي معلومات مصنفة في الجهاز ابتداءً من أرقام الهواتف، مروراً بأسماء الموظفين وجميع البيانات المتعلقة بهم، وصولاً إلى بيانات العملاء والشركات والقوائم المالية وغيرها.

ويتضمن برنامج الإكسس قوالب جاهزة تساعد المستخدم على البدء بالعمل وتنفيذ مجموعة أوامر واسعة وكبيرة، دون عناء يذكر.
فحتى لو لم تكن خبيراً في هذا البرنامج، إلا أنه يمكنك التعامل معه، وتحقيق أقصى قدرة من الفائدة من خلاله.

ماذا يمكن تضمين برنامج الأكسس؟

ماذا يمكن تضمين برنامج الأكسس:

يمكن تضمين العديد من البيانات وتنظيمها باستخدام برنامج الأكسس 

إليك بعض الأمثلة الإضافية على ما يمكن تضمينه في قواعد البيانات باستخدام الأكسس :

1. المشاريع والمهام: 

  • يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لتتبع المشاريع والمهام المختلفة. 
  • يمكنك تسجيل تفاصيل المشاريع مثل الاسم، التاريخ، المهام المرتبطة، وحالة التقدم. يمكنك أيضًا تعيين موظفين مسؤولين عن كل مشروع وتتبع تقارير التقدم.

2. المخزون والمبيعات: 

  • يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لتتبع المخزون والمبيعات. 
  • يمكنك تسجيل تفاصيل المنتجات مثل الاسم، الوصف، السعر، وكمية المخزون المتاحة. يمكنك أيضًا تسجيل تفاصيل المبيعات مثل تاريخ البيع، العميل، والكمية المباعة.

3. الحجوزات والمواعيد: 

  • يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لإدارة الحجوزات والمواعيد. 
  • يمكنك تسجيل تفاصيل العملاء، معلومات الاتصال، وتفاصيل المواعيد المحجوزة. 
  • يمكنك أيضًا تنظيم المواعيد حسب التاريخ والوقت وإنشاء تنبيهات للتذكير.

4. المدونة الشخصية: 

يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لإدارة مدونتك الشخصية. يمكنك تسجيل المقالات، والتاريخ، والفئات، والوسوم، والمحتوى، يمكنك أيضًا إضافة ميزات إضافية مثل التعليقات والتقييمات.

هذه أمثلة قليلة فقط على ما يمكن تضمينه في برنامج الأكسس

يمكنك تكييف البرنامج وفقًا لاحتياجاتك الخاصة وتصميم قاعدة بيانات تلبي متطلباتك المحددة. وبالتالي فإن برنامج الأكسس عمل على تسهيل  وترتيب المعلومات وتنظيمها، بالإضافة إلى تعقبها وإرسال التقارير والمشاركة مع الآخرين.

كيف يمكن التعامل مع برنامج الإكسس؟

كيف يمكن التعامل مع برنامج الإكسس:

يمكن التعامل مع برنامج الأكسس بسهولة وبساطة لإدارة البيانات. 

يمكنك البدء بالاستفادة من القوالب الجاهزة المتاحة في البرنامج للوصول إلى بيانات منظمة بشكل جيد. يمكنك اختيار أي قالب من القوالب الجاهزة واتباع الأوامر الموجودة فيه لتسمية الملف واختيار الحقول التي ترغب في استخدامها. ثم بعد ذلك يمكنك إطلاق قاعدة بياناتك الأولى.

بالإضافة إلى أنه يمكنك اختيار إنشاء قاعدة بيانات جديدة بدون استخدام أي من القوالب الموجودة مسبقًا، وأيضاً تحديد البيانات التي ترغب في استخدامها، مثل الأسماء والأرقام والمعلومات الأخرى، وحفظ الملف بالاسم الذي ترغب فيه. وتستطيع تحميل البيانات تدريجياً وإكمالها للحصول على قاعدة بيانات كاملة.

طرق استخدام برنامج الإكسس في إدارة البيانات.

يمكن استخدام برنامج الأكسس في إدارة البيانات بعدة طرق، بما في ذلك:

1. إنشاء جداول: 

يتم إنشاء الجداول واستخدامها لتخزين البيانات بشكل منظم ومناسب، ويستطيع المستخدم أن يقوم بتحديد الحقول وأنواع البيانات المناسبة لكل حقل.

2. إنشاء استعلامات:

يتم استخدام استعلامات لاسترداد البيانات التي يحتاجها المستخدم من الجداول، ويمكنك أيضاً استخدام استعلامات SQL لتحديد الصفوف والأعمدة المطلوبة.

3. إنشاء نماذج:

يتم عمل وإنشاء نماذج لتسهيل إدخال البيانات وتحريرها، وتستطيع القيام بتخصيص تصميم النموذج وإضافة عناصر تحكم مثل الحقول والأزرار.

4. إنشاء تقارير:

عملية إنشاء التقارير هي لعرض البيانات بشكل منظم وجذاب، بحيث يمكن تخصيص تصميم التقرير وإضافة عناصر مثل الجداول والرسوم البيانية. يشبه برنامج Microsoft Access بشكل كبير برنامج Microsoft Word فيما يتعلق بالأوامر والقوائم المنسدلة والخيارات التنسيقية وغيرها.

وبالتالي فإن إعداد قواعد البيانات في Access لن يكون صعبًا بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون برامج Word وExcel، وقد يكون التعلم واتباع دورات متخصصة ومتابعة بعض الدروس على المواقع الخاصة بذلك صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً للأشخاص الذين ليس لديهم أي خلفية عن هذه البرامج.

وربما تكون هذه المعلومات المتاحة على الإنترنت عامة وشاملة ومشتتة، ولذلك ننصح بفتح برنامج Access ومنح أنفسنا وقتًا لتجربة الأوامر المتاحة فيه، وإنشاء قواعد بيانات باستخدام القوالب المتاحة، وتنظيم أمورنا الشخصية البسيطة. 

سنتعرف على هذا البرنامج القوي والمهم في مجال قواعد البيانات، وسنتعلم من خلال القوائم المنسدلة والأوامر المتاحة كيفية الوصول إلى أهدافنا وكيفية استخدامه بأقصى استفادة ممكنة، سواء لتسهيل المهام أو تنظيم البيانات أو الحصول على معلومات مفيدة من خلاله.

مفاهيم أساسية:

1. البيانات: 

  • البيانات تشير إلى الشكل الخارجي الذي يمثل به المعاني والمفاهيم والحقائق. 
  • يمكننا الحصول على المعلومات من خلال معالجة هذه البيانات وتحويلها إلى معنى قابل للفهم.

2. المعلومات: 

تشير إلى المعاني والمفاهيم والحقائق والمعارف التي يدركها الإنسان. عندما نقوم بمعالجة البيانات وتنظيمها وتحويلها إلى شكل يمكن فهمه، فإننا نحصل على المعلومات. 

3. الملفات: 

  • تعني مجموعة من الأوامر أو البرامج، أو مجموعة من البيانات المخزنة على وسائط التخزين مثل القرص الصلب أو الفلاشة. 
  • الملفات تستخدم لتخزين وتنظيم البيانات والمعلومات، ويمكن الوصول إليها ومعالجتها باستخدام برامج محددة.
  • وللملفات أنواع عديدة ناتجة عن تطبيقات الاوفيس ويشير لنوع الملفات بامتداد يحدد بيئته ونوعه بمجرد النظر اليه مثل :


امتداد الملف

نوع البيانات التي يحتويها في العادة

ملاحظات

BMP

صور

 

JPEGأو JPG

صور

 

GIF

رسومات

 

TXT

نصوص من دون أي تنسيق(لا يوجد ألوان ولا أحجام مختلفة للكلمات ...الخ(

 

DOC

نصوص منسقة

(هيئة خاصة ببرنامج وورد الشهير)

EXE

برنامج

 

BAT

ملف دفعى (batch file)

 

RTF

ملف مشابه لهيئة برنامج وورد

 

SYS

ملف خاص بنظام التشغيل

 


تعريف قواعد المعلومات وقواعد البيانات 

قواعد المعلومات:

قواعد المعلومات هي مجموعة من ملفات الحاسب التي تسمح بتخزين وتنظيم المعلومات بطريقة منظمة ومنطقية. وتستخدم قواعد المعلومات لتخزين المعلومات المهمة والبيانات المرتبطة بها بحيث يمكن البحث عنها واسترجاعها بسرعة وسهولة. 

حيث يمكن استخدام قاعدة بيانات لتخزين القرآن الكريم وتصنيفه وتنظيمه بحيث يسهل الوصول إلى الآيات والسور المحددة.  بالمثل يمكن استخدام قاعدة المعلومات لتخزين الأحاديث الشريفة والفتاوى والتفاسير وتنظيمها بطريقة تسهل استرجاعها والبحث عنها. قواعد المعلومات توفر أيضًا وسائل لإدارة البيانات مثل إضافة البيانات الجديدة، وتحديثها، وحذفها، وإجراء عمليات الاستعلام للاستفسار عن المعلومات المخزنة.

وتساعد قواعد المعلومات في تحسين كفاءة استرجاع المعلومات والتحكم في البيانات المخزنة بشكل فعال. وتوجد أنواع مختلفة من قواعد المعلومات، مثل قواعد البيانات العلائقية (RDBMS) وقواعد المعلومات غير العلائقية (NoSQL databases) وغيرها. يتم اختيار نوع قاعدة البيانات المناسبة وفقًا لاحتياجات المشروع ومتطلبات تخزين واسترجاع المعلومات

تصميم قواعد المعلومات يتطلب مراعاة عدة عوامل من أجل تلبية احتياجات المستخدمين وضمان سهولة وسرعة الاستخدام. وفيما يلي بعض العوامل المهمة التي يجب مراعاتها في تصميم قواعد المعلومات:

1. تحديد متطلبات المستخدمين: 

  • يجب فهم احتياجات المستخدمين المحتملين لقاعدة المعلومات وتحديد المعلومات التي يرغبون في الوصول إليها واسترجاعها. 
  • يتطلب ذلك إجراء دراسة للمستخدمين المستهدفين واستشارتهم لضمان تلبية احتياجاتهم بشكل صحيح.

2. التصميم الجيد للهيكل: 

  • يجب تصميم هيكل قاعدة البيانات بطريقة تتيح تنظيم المعلومات بشكل فعال ومنطقي. 
  • يشمل ذلك تحديد الجداول والعلاقات بينها وتحديد المفاتيح الأساسية والمفاتيح الخارجية للربط بين الجداول.

3. الأمان والحماية: 

  • يجب أن يتم تصميم قاعدة البيانات بحيث توفر مستويات من الأمان والحماية المناسبة.
  • يتضمن ذلك تحديد صلاحيات الوصول للمستخدمين وتشفير المعلومات الحساسة وتنفيذ إجراءات الحماية الأخرى لحماية البيانات من الوصول غير المرغوب فيه.

4. الأداء والأداء: 

  • يجب تصميم قاعدة البيانات بحيث يتم تحقيق أداء وأداء مرتفعين. 
  • يشمل ذلك تحسين هيكل البيانات واستخدام فهارس فعالة وتنفيذ استعلامات بشكل فعال لتحقيق استجابة سريعة واستخدام موارد النظام بكفاءة.

5. سهولة الاستخدام: 

  • يجب أن يكون واجهة استخدام قاعدة البيانات سهلة وبديهية بحيث يتمكن المستخدمون من الوصول إلى المعلومات بسهولة ويسر. 
  • توفير أدوات وبرامج بحث سهلة الاستخدام ومفهومة لتسهيل عمليات الاستعلام والبحث والاسترجاع.
  • تلبية هذه العوامل المهمة في تصميم قواعد المعلومات يساعد على تحقيق أداء ممتاز وسهولة استخدام وتلبية احتياجات المستخدمين والمستفيدين.

  • قواعد البيانات:

قواعد البيانات هي مجموعة هائلة من البيانات المخزنة في ملفات وسائط التخزين المختلفة مثل القرص الصلب، الهارد ديسك، الفلاش، أو غيرها. 

تُدار هذه البيانات باستخدام مجموعة من البرامج المعروفة بـ "أنظمة إدارة قواعد البيانات" (Database Management Systems - DBMS)، التي تسمح بتخزين واسترجاع البيانات بسرعة وتحقيق التكامل بين جداول البيانات.

  • قواعد البيانات تعتبر أداة هامة في تنظيم وإدارة البيانات للمؤسسات والمنظمات.
  •  تتكون قواعد البيانات من جداول تحتوي على صفوف وأعمدة، وتحتوي كل عمود على نوع محدد من البيانات.
  • تتيح قواعد البيانات تنظيم البيانات بطريقة منطقية ومنظمة، وتساعد في الاحتفاظ بالبيانات بشكل دائم وآمن.
  • استخدام أنظمة إدارة قواعد البيانات، يمكن إجراء عمليات إضافة، تحديث، وحذف البيانات في الجداول بسهولة.
  • كما يمكن تنفيذ استعلامات معقدة للاستفسار عن البيانات واستخراج المعلومات المرغوبة بسرعة وفعالية.
  • تحقق أنظمة إدارة قواعد البيانات التكامل بين جداول البيانات من خلال العلاقات والروابط بينها، مما يسمح بإجراء عمليات الاستعلام والانضمام بين الجداول للحصول على معلومات مرتبطة. 
  • يتم تنظيم هذه العلاقات بواسطة المفاتيح الرئيسية والمفاتيح الخارجية، مما يسهل تحليل البيانات والوصول إلى المعلومات المرتبطة بسلاسة.
  • قواعد البيانات وأنظمة إدارة قواعد البيانات تعمل معًا لتوفير وسيلة فعالة ومنظمة لتخزين وإدارة البيانات، وتحقيق التكامل والاسترجاع السريع للمعلومات.

أغراض تحققها أنظمة إدارة قواعد البيانات :

1. الاستعلام :

استعلامات قواعد البيانات تسمح بالاستفسار عن معلومات محددة من البيانات المخزنة. 

يمكن للمستخدمين استخدام استعلامات مختلفة للوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها بناءً على مجموعة معايير محددة. 

على سبيل المثال يمكن الاستعلام عن عدد المتعاملين مع مصلحة الجمارك من قاعدة بيانات العملاء أو استعلام عن عدد الشهادات التي حصل عليها كل متعامل خلال فترة زمنية محددة. بالنسبة لتحديث البيانات فإن أنظمة إدارة قواعد البيانات تتيح إمكانية إضافة بيانات جديدة، تعديل البيانات الموجودة، وحذف البيانات غير المرغوب فيها. يمكن للمستخدمين تنفيذ عمليات التحديث باستخدام أوامر واستعلامات مخصصة في لغة الاستعلام المستخدمة في نظام إدارة قاعدة البيانات. باستخدام عمليات التحديث، يمكن تحديث البيانات بشكل دوري أو استجابة للتغيرات في الظروف أو المتطلبات. 

ويمكن للمستخدمين إضافة سجلات جديدة لعملاء جدد، أو تعديل معلومات العملاء الموجودة مثل العنوان أو رقم الهاتف، أو حذف سجلات العملاء الغير صحيحة أو التي لم تعد ضرورية. إن تحديث البيانات يساعد على الحفاظ على دقة واستمرارية البيانات المخزنة في قاعدة البيانات وضمان أن تكون المعلومات المتاحة حديثة وصحيحة.

2. تحديث البيانات:

تحديث البيانات في قواعد البيانات يشمل عمليات الإضافة والحذف والتعديل.

الإضافة (Insertion): 

  • تتيح عملية الإضافة إدخال بيانات جديدة إلى قاعدة البيانات. 
  • يتم تحديد الحقول المطلوبة وقيمها المقابلة، ويتم إنشاء سجل جديد يتم تخزينه في الجدول المناسب في قاعدة البيانات.

الحذف (Deletion): 

  • يتم استخدام عملية الحذف لإزالة بيانات موجودة من قاعدة البيانات. 
  • يتم تحديد السجلات أو الصفوف التي يجب حذفها وتنفيذ عملية الحذف. 
  • يجب أخذ الحذر عند استخدام عملية الحذف لضمان أنها تنطبق على السجلات الصحيحة وفقًا للمعايير المطلوبة.

التعديل (Modification): 

تسمح عملية التعديل بتحديث البيانات الموجودة في قاعدة البيانات. يمكن تعديل قيم الحقول الموجودة في السجلات المختارة في الجدول. يمكن تعديل البيانات بناءً على تحديثات أو تغييرات في الظروف أو المتطلبات.

تحديث البيانات يسمح بالتعامل المرن مع المعلومات، حيث يمكن إضافة بيانات جديدة، وحذف البيانات غير الضرورية، وتحديث البيانات الموجودة للحفاظ على دقتها وصحتها. يتم تنفيذ عمليات التحديث باستخدام أوامر واستعلامات محددة في نظام إدارة قاعدة البيانات المستخدم.

الفرق بين قواعد المعلومات وقواعد البيانات 

يتم استخدام مصطلحي "قواعد المعلومات" و"قواعد البيانات" بشكل متبادل وغالبًا يشيران إلى نفس الشيء، وهو نظام لتنظيم وتخزين البيانات. 

ومع ذلك، يمكن أحيانًا استخدام مصطلح "قواعد المعلومات" للإشارة إلى المجموعة الشاملة من البيانات والمعلومات المرتبطة بها، بما في ذلك البيانات المخزنة والعلاقات بينها والتراكيب المستخدمة لتنظيمها. بينما يمكن استخدام مصطلح "قواعد البيانات" للإشارة بشكل أكثر تحديدًا إلى النظام الذي يدير ويدير هذه البيانات.

وبغض النظر عن الاختلاف في المصطلحات، فإن قواعد البيانات تسمح بتنظيم البيانات وتخزينها واسترجاعها وتحديثها. يمكن أن تتضمن قواعد البيانات العديد من الجداول والعلاقات والمفاتيح الرئيسية والاستعلامات ومعالجة البيانات. 

يتم استخدامها على نطاق واسع في مجموعة متنوعة من المجالات والتطبيقات مثل الأعمال التجارية والصحة والتعليم والحكومة والعلوم وغيرها. بالنظر إلى الوصف الذي قدمته، يبدو أنك تصف نوعًا معينًا من القواعد التي تعتمد على قواعد المعلومات وتحظر تحديث البيانات بالإضافة والحذف والتعديل. 

ومع ذلك، يجب الإشارة إلى أن هذا النوع من القواعد غير شائع وقد يكون محدودًا في الاستخدامات. في معظم الحالات، يتم استخدام قواعد البيانات التي تسمح بتحديث البيانات من خلال الإضافة والحذف والتعديل لتلبية الاحتياجات المختلفة للتطبيقات الحديثة.

مكونات قاعدة البيانات 

قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات المنظمة والمرتبطة ببعضها البعض، وتهدف إلى تخزين وإدارة هذه البيانات بطريقة فعالة ومنظمة. 

تعتبر قواعد البيانات جزءًا أساسيًا من العديد من التطبيقات والنظم، مثل نظم إدارة المخازن، وأنظمة إدارة المكتبات، وأنظمة إدارة العملاء، ومواقع الويب، والعديد من التطبيقات الأخرى. أدناه سأوضح لك المكونات الأساسية لقاعدة البيانات:

1. الحقل (Field):

  • يمثل الحقل أصغر وحدة من البيانات في قاعدة البيانات. 
  • يتضمن الحقل قيمة واحدة لنوع محدد من البيانات، مثل النص (مثلاً اسم المستخدم) أو العدد (مثلاً العمر) أو التاريخ (مثلاً تاريخ الميلاد). 
  • على سبيل المثال، إذا كانت قاعدة البيانات تحتوي على جدول للمستخدمين، فمن الممكن أن يكون لديك حقول مثل "اسم المستخدم" و "البريد الإلكتروني" و "تاريخ الميلاد".

2. السجل (Record):

  • يتكون السجل من مجموعة من الحقول المرتبطة ببعضها البعض. 
  • يمثل السجل معلومات كاملة عن كيان معين في قاعدة البيانات. 
  • على سبيل المثال، إذا كان لديك جدول للمستخدمين، فكل سجل يمثل معلومات كاملة عن مستخدم واحد، مثل "اسم المستخدم" و "البريد الإلكتروني" و "تاريخ الميلاد" وغيرها من الحقول المتعلقة بالمستخدم.

3. الجدول (Table):

  • يمثل الجدول هيكل تنظيمي لتخزين السجلات في قاعدة البيانات. 
  • يتكون الجدول من مجموعة من السجلات التي تحتوي على نفس الحقول ونوعياتها. يتم تعريف هيكل الجدول مسبقًا، ويتم استخدامه لتنظيم البيانات بشكل منتظم ومنطقي. 
  • مثلاً يمكن أن يكون لديك جدول للمستخدمين يحتوي على حقول محددة مثل "اسم المستخدم" و "البريد الإلكتروني" و "تاريخ الميلاد"، ويحتوي كل سجل على معلومات لمستخدم واحد.

4. الملف (File):

يمثل الملف وحدة تكونة للبيانات في قاعدة البيانات. يحتوي الملف على مجموعة من الجداول أو السجلات المرتبطة ببعضها البعض. قد يكون لكل ملف دور محدد في النظام، مثل ملف يحتوي على معلومات المستخدمين أو ملف يحتوي على بيانات المنتجات. يتم استخدام الملفات لتنظيم البيانات وتجميعها بناءً على العلاقات والمعلومات المشتركة.

5. برنامج إدارة قاعدة البيانات (Database Management System - DBMS): 

يعتبر برنامج إدارة قاعدة البيانات عبارة عن نظام يسمح بإنشاء وتنظيم وتخزين واسترجاع وتحديث البيانات في قاعدة البيانات، يوفر DBMS أدوات وواجهات للمستخدمين لإدارة البيانات والقيام بالعمليات المختلفة مثل البحث والتحديث والإدخال والحذف. 

يسهل DBMS أيضًا إنشاء استعلامات لاسترداد المعلومات من قاعدة البيانات وتنفيذها بكفاءة.

بشكل عام، تعمل هذه المكونات سويًا لإنشاء بنية منظمة لقاعدة البيانات وتخزين البيانات بشكل فعال وفعّال. ويمكن استخدام قواعد البيانات في العديد من السيناريوهات، مثل تطبيقات الأعمال، وأنظمة إدارة المشاريع، وأنظمة إدارة المخازن، والمزيد. 

الحقول في الأكسس Access

أنوع الحقول المتاحة عند إنشاء جدول

الحقول " Fields " من مكونات قاعدة البيانات و تمثل العنوان الرئيسي لأعمدة جدول البيانات و مكون من البايتات Bytes و له اكثر من نوع ويوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع أساسية من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :

نوع الحقل

الأستخدام

نص   Text

لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ويمكن أن تكون القيم المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .

مذكرة  Memo

لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى                  ( 46000 حرف)  .

رقم    Number

لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .

تاريخ/وقت   Date/Time

لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .

عملة       Currency

لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows  .

ترقيم تلقائى  AutoNumber

حقل عددى يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد  وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم (1)  .

نعم / لا   Yes / No

يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا) .

كائن Object Ole

لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .

أرتباط تشعبى Hyperlink

لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص الصلب .


خصائص الحقول.

كل حقل نضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :

خاصية الحقل

الاستخدام

حجم الحقل Field Size

لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .

تنسيق  Format

لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .

المنازل العشرية Decimal Places

تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .

قناع الإدخال  Input Mask

يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .

تعليق Caption  

يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو فى النماذج أو التقارير .

القيمة الإفتراضية  Default Value

لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .

قاعدة التحقق من الصحة Validation rule

لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .

نص التحقق من الصحة Validation Text

يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق من الصحة .

مطلوب Required   

لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة فى حقل ضرورية .

السماح بطول صفرى Allow Zero Lenth

مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية.

 

مفهرس Indexed

لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا.

ضغط   Unicode Compression

مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .

كيف يمكن تغيير القيمة الابتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟

لتغيير القيمة الابتدائية لحقل من نوع "ترقيم تلقائي" في قاعدة البيانات، يمكنك اتباع الخطوات التالية، بافتراض استخدامك لبرنامج Microsoft Access:

قم بفتح قاعدة البيانات في برنامج Access.

اختر الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي ترغب في تغيير قيمته الابتدائية.

  • انقر بزر الماوس الأيمن على رأس العمود الذي يحتوي على الحقل الذي ترغب في تعديله.

  • اختر "تصميم الجدول" من القائمة المنسدلة.

  • في وضع تصميم الجدول، سترى خصائص الحقل في الجزء السفلي من الشاشة.

  • ابحث عن خاصية "القيمة الابتدائية" أو "القيمة الأولية" (Initial Value) وقم بتعديلها وفقًا للقيمة التي ترغب في تعيينها كقيمة ابتدائية للحقل.

  • قم بحفظ التغييرات التي أجريتها في تصميم الجدول.

  • بعد تنفيذ هذه الخطوات، ستتغير القيمة الابتدائية للحقل في قاعدة البيانات. يرجى ملاحظة أنه قد يكون هناك تأثير على السجلات الموجودة بالفعل في الجدول، وقد تختلف الخطوات بناءً على البرنامج الذي تستخدمه أو نظام إدارة قاعدة البيانات الخاص بك.

الحقول

  • يُعد الحقل (Field) أحد المكونات الأساسية في قاعدة البيانات، ويُستخدم كعنوان رئيسي لأعمدة جداول البيانات. 
  • يتكون الحقل من بايتات (Bytes) ويُمكن أن يكون له أكثر من نوع. 
  • عند إنشاء جدول في برنامج Access، يتوفر تسعة أنواع أساسية للحقول ويُمكن استخدام كل نوع لحفظ نوع محدد من البيانات.

أنواع الحقول الأساسية واستخداماتها:

Text (نص): 

يُستخدم لحفظ القيم النصية القصيرة، ويمكن أن تتكون القيم من أحرف وأرقام وعلامات ترقيم وفراغات ورموز، ويمكن أن تصل القيمة النصية إلى حدود 255 حرفًا.

Memo (مذكرة):

 يُستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة، ويمكن أن تصل القيمة النصية إلى حدود 46000 حرف.

Number (رقم): 

يُستخدم لحفظ البيانات الرقمية التي ليست عملة، ويمكن أن تكون الأرقام صحيحة أو كسرية أو سالبة مع وجود إشارة سالبة قبلها.

Date/Time (تاريخ/وقت): 

يُستخدم لحفظ التواريخ أو الأوقات أو كلاهما.

Currency (عملة): 

يُستخدم لحفظ القيم المالية، ويمكن تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال إعدادات الإقليم في لوحة التحكم في نظام التشغيل Windows.

ترقيم تلقائي (AutoNumber): 

يُستخدم لحقل رقمي يتم تخصيص قيم تلقائيًا في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد، ويبدأ عادةً بالقيمة الرقمية 1.

نعم/لا (Yes/No): 

يُستخدم لحفظ القيم المنطقية مثل صحيح/خاطئ أو نعم/لا.

كائن (Object Ole): 

يُستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى في نظام التشغيل Windows، ويُدعم ربط وتضمين الكائنات، مثل حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو ملفات صوتية أو صور.

رابط تشعبي (Hyperlink):

 يُستخدم لحفظ عناوين صفحات الويب أو ملفات المستندات الموجودة على القرص الصلب.

تحتوي الحقول على خصائص تتناسب مع نوع البيانات التي ستتم حفظها فيها. يمكن الوصول إلى خصائص الحقل عند النقر عليه في وضع التصميم في الجزء السفلي من النافذة وتحت التبويب العام. 

هنا بعض الخصائص المشتركة للحقول:

  • حجم الحقل (Field Size): 

يُحدد الحد الأقصى لطول الحقل في حقول النص أو الرقم.

  • التنسيق (Format): 

يُستخدم لتنسيق عرض أو طباعة النص أو الرقم أو التاريخ أو الوقت.

  • المنازل العشرية (Decimal Places): 

يُستخدم مع حقول الأرقام أو العملات لتحديد عدد الأماكن العشرية المعروضة بعد الفاصلة العشرية.

  • قناع الإدخال (Input Mask): 

يُستخدم لتحديد نمط إدخال البيانات، مثل رقم الهاتف.

  • التعليق (Caption): 

يُستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل، ويُعرض هذا التعليق بدلاً من اسم الحقل في وضع عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير.

  • القيمة الافتراضية (Default Value): 

يُستخدم لتعيين قيمة افتراضية تظهر تلقائيًا في الحقل إذا لم يتم تغييرها.

  • قاعدة التحقق من الصحة (Validation Rule):

 يُستخدم لتحديد قاعدة لقبول البيانات المدخلة.

  • نص التحقق من الصحة (Validation Text):

 يُستخدم لعرض رسالة عند إدخال قيمة تخالف قاعدة التحقق من الصحة.

  • مطلوب (Required): 

يُحدد ما إذا كان الحقل مطلوبًا أم لا.

السماح بطول صفري (Allow Zero Length): يُستخدم مع حقل النص لتحديد ما إذا كان من المسموح أن يكون طول النص صفرًا أو فارغًا أو سلسلة رمزية نصية.

  • مفهرس (Indexed): 

يُستخدم لتحديد ما إذا كان يجب أن يتم فهرسة الحقل أم لا.

كيف يمكن تغيير القيمة الابتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ "1" ؟

لتغيير القيمة الابتدائية لحقل من النوع "ترقيم تلقائي" في جدول Access، يمكنك اتباع الخطوات التالية بالتفصيل:

  • قم بإنشاء جدول جديد واعطِه اسمًا مثل "بيانات الموظفين". يجب أن يحتوي الجدول على حقلين على الأقل:

    • حقل "رقم الموظف" واختر نوع البيانات "ترقيم تلقائي". هذا الحقل سيتم ترقيمه تلقائيًا.

    • حقل "اسم الموظف" واختر نوع البيانات "نص" لتخزين أسماء الموظفين.

    • بعد إنشاء الجدول، قم بإنشاء جدول آخر واعطِه اسمًا مثل "مؤقت". قم بإضافة حقل واحد فقط إلى هذا الجدول:

    • حقل "رقم الموظف" واختر نوع البيانات "رقم". يُفضل أيضًا تعيين خاصية "حجم الحقل" لهذا الحقل إلى "عدد صحيح طويل" للسماح بأرقام كبيرة.

  • الآن قم بإدخال سجل واحد فقط في جدول "بيانات الموظفين". 
    • قم بإدخال أي اسم موظف ترغب فيه، مثل "محمد". سيتم تعيين قيمة "رقم الموظف" تلقائيًا للقيمة (1).

    • في جدول "مؤقت"، قم بإدخال قيمة تكون أقل بواحد من الرقم الذي ترغب فيه أن يظهر في جدول "بيانات الموظفين".

على سبيل المثال إذا كنت ترغب في أن يبدأ الترقيم في جدول "بيانات الموظفين" بالقيمة (50)، قم بإدخال القيمة (49) في الحقل الموجود في جدول "مؤقت".

قم بإنشاء استعلام إلحاق واعطِه اسمًا مثل "إضافة رقم". 

الهدف من هذا الاستعلام هو إضافة قيمة الحقل الوحيد في جدول "مؤقت" إلى قيمة الحقل في جدول "بيانات الموظفين".

قم بتشغيل استعلام الإلحاق "إضافة رقم". سيتم إضافة قيمة الحقل في جدول "مؤقت" إلى قيمة الحقل في جدول "بيانات الموظفين".

الآن، قم بفتح جدول "بيانات الموظفين". 

ستجد في السجل الأول الحقل "رقم الموظف" وقيمته (1) والحقل "اسم الموظف" وقيمته "عذرًا، يبدو أن الإجابة توقفت بشكل غير مكتمل. هنا استكمال الجملة:

ستجد في السجل الأول الحقل "رقم الموظف" وقيمته (1) والحقل "اسم الموظف" وقيمته "محمد". 

ستكون قيمة "رقم الموظف" قد تغيرت وأصبحت (50) وستستمر في التزايد بالقيم الأعلى لكل سجل جديد تضيفه إلى الجدول.

بهذه الطريقة، يمكنك تغيير القيمة الابتدائية لحقل "ترقيم تلقائي" في جدول Access. 

يمكنك استخدام جدول "مؤقت" لتعيين القيمة التي ترغب في أن يبدأ منها الترقيم، ثم استخدم استعلام الإلحاق لإضافة هذه القيمة إلى جدول البيانات الفعلي.

ما هو الأنسب لاستخدام حقل (من النوع " نص " أو من النوع " مذكرة ")؟

ما هو الأنسب استخدام حقل من نوع "نص" أو حقل من نوع "مذكرة" لحفظ نص متوسط الحجم؟

  • متوسط الحجم:

يشير إلى نص متوسط الحجم.

  • معايير اختيار حقل النص:

استخدامه كجزء من علاقة.

الرغبة في فهرسة الحقل.

حجم البيانات المدخلة أقل من 255 حرف.

  • معايير اختيار حقل المذكرة:

الحاجة لحفظ أكثر من 255 حرفًا في الحقل.

ضرورة تعريف مفتاح أساسي في Access:

استخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر.

الحاجة لحفظ سجلات في الجدول والاحتفاظ بترتيبها.

  • فوائد تعريف مفتاح أساسي:

تسريع عمليات الفرز والاستعلام عبر الفهرس.

بناء علاقات بين الجداول.

تجنب وجود سجلات مكررة.

  • كيفية تجنب تكرار قيمة في حقل غير معرف كمفتاح أساسي:

فتح الجدول في وضع تصميم.

اختيار الحقل المطلوب والانتقال إلى خصائص الحقل.

تعيين خاصية "مفهرس" إلى "نعم" (بدون تكرار).

  • الفرق بين خاصية "قناع الإدخال" وخاصية "تنسيق":

"قناع الإدخال" يحدد نوع القيمة المدخلة ويفرض شكلًا محددًا للإدخال.

"تنسيق" يؤثر على عرض البيانات بعد الإدخال ويمكن استخدامه لتنسيق الأرقام والتواريخ والنصوص.

خطوات تصميم قاعدة البيانات بإستخدامAccess

يمكن أن يكون لديك فكرة عامة عن الجداول التي ستحتاج إليها بناءً على الغرض من قاعدة البيانات والمعلومات التي ترغب في تخزينها واسترجاعها.

تحديد الحقول في الجداول:

بعد تحديد الجداول التي تحتاجها، يجب عليك تحديد الحقول المطلوبة في كل جدول. 

الحقول هي المكونات الفردية التي تخزن البيانات في الجدول. 

على سبيل المثال، إذا كان لديك جدولًا لتخزين معلومات الموظفين، فقد تحتاج إلى حقول لتخزين الاسم، العنوان، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، إلخ.

تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة:

يجب تعريف حقل فريد لكل جدول لضمان تميز السجلات وتجنب التكرار. على سبيل المثال، يمكنك تعريف حقل "رقم الموظف" كحقل فريد يتم استخدامه لتمييز كل موظف عن آخر.

تحديد العلاقات بين الجداول:

إذا كانت هناك علاقات بين الجداول، مثل علاقة واحد إلى كثير أو علاقة كثير إلى واحد، فيجب عليك تحديد هذه العلاقات. إذا كان لديك جدول للموظفين وجدول للإدارات، فقد تحتاج إلى إنشاء علاقة بين حقل "رقم الموظف" في جدول الموظفين وحقل "رقم الإدارة" في جدول الإدارات.

تحسين التصميم:

بعد تحديد الجداول والحقول والعلاقات، يمكنك تحسين تصميم قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكن أن تشمل هذه الخطوة تنظيم الحقول في الجداول بطريقة منطقية، وتعيين الفهارس لتحسين أداء الاستعلامات، وتحديد قيود للحقول لضمان صحة البيانات.

إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى:

بعد تصميم قاعدة البيانات، يمكنك إضافة البيانات إلى الجداول وإنشاء كائنات أخرى مثل استعلامات ونماذج وتقارير للاستفادة من قاعدة البيانات. هذه هي الخطوات الأساسية لتصميم قاعدة بيانات باستخدام Microsoft Access. 

يجب أن تكون هذه الخطوات مرجع عام لعملية تصميم قاعدة بيانات في Access. يمكن أن تتطلب الخطوات التفصيلية الإضافية اعتمادًا على المتطلبات الخاصة بك وتعقيد قاعدة البيانات المراد تصميمها.

هذه نصائح مهمة لتصميم قاعدة بيانات باستخدام Microsoft Access:

تصميم الجداول:

  • تجنب تكرار المعلومات في الجداول، وحاول تقسيم المعلومات بحيث يحتوي كل جدول على موضوع واحد فقط.
  • لا تكرر المعلومات بين الجداول، بل حاول تخزين كل معلومة في جدول واحد فقط واستخدام العلاقات لربط الجداول.
  • احرص على أن يحتوي كل جدول على حقول فريدة وتعبر عن موضوع الجدول.

تحديد الحقول:

كل جدول يجب أن يحتوي على حقول تصف موضوعه بشكل فريد.

ضع في اعتبارك تلميحات تصميم الحقول، مثل ربط الحقول بموضوع الجدول مباشرة وتجنب وضع بيانات مشتقة أو محسوبة في الحقول.

تعريف المفاتيح الأساسية:

يجب أن يحتوي كل جدول على حقل أو مجموعة من الحقول يمكن استخدامها لتعريف كل سجل بشكل فريد، وتسمى هذه المجموعة الحقلية المفتاح الأساسي.

تحديد العلاقات:

بعد تحديد الجداول وتعريف المفاتيح الأساسية، يجب تحديد العلاقات بين الجداول لإعلام Microsoft Access كيفية جمع المعلومات المرتبطة معًا.

تحسين التصميم:

بعد تصميم الجداول والحقول والعلاقات، ينبغي مراجعة التصميم واكتشاف أي أخطاء أو تحسينات ممكنة.

استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول وتحديد العلاقات وإدخال بعض السجلات لاختبار قدرتها على استخراج المعلومات المطلوبة. ابحث عن التكرار غير الضروري للبيانات وحاول تجنبه.

إدخال البيانات وإنشاء كائنات قواعد البيانات الأخرى:

بعد التأكد من أن هياكل الجداول تلبي احتياجات التصميم، يمكنك بدء إدخال البيانات في الجداول.

يمكنك أيضًا إنشاء استعلامات ونماذج وتقارير ووحدات ماكرو ووحدات نمطية حسب الحاجة.

قد يكون من الأفضل أيضًا تصميم ووضع وصف للتصميم على الورق أو باستخدام أدوات رسم قبل البدء في إنشاء قاعدة البيانات الفعلية في Microsoft Access.


تعليقات