أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

ماهي طرق فتح Microsoft Access ؟

طرق فتح برنامج إدارة قواعد البيانات ACCESS

طرق فتح برنامج إدارة قواعد البيانات
طرق فتح برنامج إدارة قواعد البيانات

في عصرنا الحالي الذي يتسم بكميات هائلة من البيانات والمعلومات، أصبحت قواعد البيانات أداة حيوية لتنظيم وتخزين واسترجاع البيانات بكفاءة. وبرامج إدارة قواعد البيانات تلعب دورًا حاسمًا في هذا المجال.

سنتكلم في هذا الدرس حول كيفية فتح برنامج إدارة قواعد البيانات والبدء في استخدامه لإدارة البيانات الخاصة بك. سنستعرض مجموعة من البرامج الشائعة لإدارة قواعد البيانات وكيفية فتحها.

باستخدام واجهات المستخدم الرسومية. سنتعلم أيضًا في هذه السلسلة التي يعتبر هذا الدرس جزءاً منها حول كيفية إنشاء قاعدة بيانات جديدة وتنظيم البيانات في جداول وعلاقات. 

سنستعرض أهم المهام التي يمكنك تنفيذها باستخدام برامج إدارة قواعد البيانات مثل إجراء استعلامات، وإدارة المستخدمين، وإجراء عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات. هذا الدرس سيساعدك في فهم كيفية البدء في استخدام برنامج إدارة قواعد البيانات وكيفية استخدام الواجهة الرسومية لإجراء العديد من المهام الأساسية.

سيمكنك ذلك من تنظيم بياناتك بشكل فعال واسترجاعها بسهولة وتحليلها للاستفادة القصوى منها.

دعونا نبدأ في استكشاف هذا المجال المهم ونتعلم كيفية فتح برنامج إدارة قواعد البيانات والاستفادة من قدراته القوية في إدارة البيانات الخاصة بك. يعتبر إطار قاعدة البيانات جزءًا هامًا من واجهة المستخدم في Access ويوفر وظائف متعددة لإدارة قواعد البيانات.

أحد المكونات الرئيسية هو شريط الأدوات الذي يحتوي على مجموعة من الأزرار للوصول السريع إلى وظائف مختلفة مثل إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وفتح قاعدة بيانات موجودة، وتصميم قاعدة بيانات. ثم لدينا مجموعات العناصر، وهي تعرض الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو ووحدات النمطية الموجودة في قاعدة البيانات الحالية. 

يمكننا الوصول إلى هذه العناصر عن طريق النقر على الأزرار المقابلة لها.وأخيرًا، لدينا شريط الاسم والمحتوى على أزرار التحكم، والذي يعرض اسم قاعدة البيانات الحالية ويوفر أزرار التحكم الأساسية مثل حفظ التغييرات وإغلاق قاعدة البيانات.

في هذا الدرس سنتعرف على مكونات إطار قاعدة البيانات في برنامج Microsoft Access. سنتعمق في كل من هذه المكونات ونتعلم كيفية استخدامها بشكل فعال في إدارة وتصميم قواعد البيانات في Microsoft Access

فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access هو الخطوة الأولى للوصول إلى قواعد البيانات وإدارتها.  يتيح لك Access إنشاء وتحرير وتخزين واستعراض البيانات بطريقة سهلة ومنظمة. في هذه المقالة، سنستعرض بالتفصيل طرق فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access.

طرق فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access.

لفتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

الطريقة الأولى:

إبدا البرنامج: 

قم بالنقر على زر "إبدأ" في شريط المهام الخاص بنظام التشغيل Windows، ثم ابحث عن "Microsoft Access" في قائمة البرامج المثبتة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.  قد يكون البرنامج موجودًا في مجلد "Microsoft Office" أو "Microsoft 365".

  • افتح قاعدة البيانات الموجودة: 

بعد تشغيل برنامج Microsoft Access، يمكنك فتح قاعدة البيانات الموجودة بأحد الطرق التالية:

  • قم بالنقر على "فتح قاعدة بيانات موجودة" في شاشة البدء الخاصة بـ Access.من قائمة "ملف" في شريط الأدوات العلوي، حدد "فتح" ثم ابحث عن ملف قاعدة البيانات (امتداد الملف .accdb أو .mdb).
  • إنشاء قاعدة بيانات جديدة: إذا كنت ترغب في إنشاء قاعدة بيانات جديدة، فيمكنك استخدام أحد الأساليب التالية:
  • قم بالنقر على "قاعدة بيانات جديدة" في شاشة البدء الخاصة بـ Access.من قائمة "ملف" في شريط الأدوات العلوي، حدد "جديد" ثم اختر "قاعدة بيانات فارغة" أو "معالج قوالب".

  • تصفح قاعدة البيانات:

 بعد فتح قاعدة البيانات، ستظهر النوافذ والأشرطة الأدوات المختلفة في برنامج Access. 
يمكنك تصفح الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والوحدات الماكرو والوحدات النمطية الموجودة في قاعدة البيانات.

  • إغلاق قاعدة البيانات: 

لإغلاق قاعدة البيانات، يمكنك النقر على "ملف" في شريط الأدوات العلوي ثم اختيار "إغلاق"، أو استخدام زر الإغلاق (x) في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة البرنامج.

الطريقة الثانية:

يمكنك أيضًا فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access باستخدام الطريقة التي وصفتها:

  • انقر فوق زر "إبدأ" في شريط المهام في نظام التشغيل Windows.
  • اختر "All Programs" أو "جميع البرامج" من القائمة المنبثقة.
  • انتقل إلى مجلد "Microsoft Office" أو "مايكروسوفت أوفيس".
  • في القائمة المنسدلة لتطبيقات Office، انقر نقرًا مزدوجًا على أيقونة برنامج قواعد البيانات Microsoft Access.
  • سيتم فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعد النقر المزدوج على الأيقونة.

الطريقة الثالثة:

الطريقة الثالثة لفتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access باستخدام اختصار لوحة المفاتيح:

  • انقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة برنامج قواعد البيانات Microsoft Access.
  • اختر "خصائص" أو "Properties" من القائمة المنبثقة.
  • في الإطار الذي يظهر، قم بوضع المؤشر على "Shortcut Key" أو "اختصار لوحة المفاتيح".
  • اختر حرفًا محددًا ترغب في استخدامه للوصول السريع إلى برنامج قواعد البيانات. على سبيل المثال، اختر الحرف "A".
  • ستظهر كلمة "None" في المستطيل بجانب "Shortcut Key".
  • اضغط على مفاتيح "Ctrl+Alt" معًا، ثم اضغط على الحرف الذي اخترته (مثلاً "A").
  • ستتغير كلمة "None" إلى "Ctrl+Alt+A".
  • انقر على "Apply" ثم "OK" لحفظ الاختصار.
  • الآن يمكنك فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access ببساطة عن طريق الضغط على لوحة المفاتيح Ctrl+Alt+A. ستفتح البرنامج مباشرة دون الحاجة إلى البحث عنه في القوائم أو الاختصارات الأخرى.

يمكنك استخدام الطريقة الرابعة لفتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access عن طريق إنشاء اختصار لأيقونته على سطح المكتب والنقر المزدوج عليه. هنا هو شرح مفصل لهذه الطريقة:

الطريقة الرابعة:

ابحث عن برنامج قواعد البيانات Microsoft Access في قائمة البرامج المثبتة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

  • انقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة البرنامج.
  • اختر "إنشاء اختصار" أو "Create Shortcut" من القائمة المنبثقة.
  • ستظهر نافذة أخرى تسألك عن المكان الذي تريد فيه حفظ الاختصار. اختر سطح المكتب أو أي مكان آخر تفضله، ثم انقر على "موافق" أو "OK".
  • الآن ستجد اختصارًا جديدًا لبرنامج قواعد البيانات Microsoft Access على سطح المكتب.
  • قم بالنقر المزدوج على الاختصار لفتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access.

باستخدام هذه الطريقة، يمكنك فتح برنامج قواعد البيانات Microsoft Access بسرعة وسهولة عن طريق النقر المزدوج على الاختصار الذي تم إنشاؤه على سطح المكتب.

مكونات إطار قاعدة البيانات في Microsoft Access:

إطار قاعدة البيانات في برنامج Microsoft Access
مكونات إطار قاعدة البيانات

ماهي مكونات قاعدة البيانات Access؟

تمتلك قواعد البيانات دورًا حيويًا في عالم تكنولوجيا المعلومات، حيث تستخدم لتخزين وتنظيم البيانات بطريقة منظمة ومنطقية. يعتبر Access بيئة تطوير قاعدة بيانات سهلة الاستخدام ومفيدة للأفراد والشركات الصغيرة والمؤسسات.
واحدة من الأدوات الشهيرة لإنشاء قواعد البيانات هي برنامج Microsoft Access.

ستتعرف على المكونات الرئيسية التي تستخدم في Access لإنشاء وإدارة قاعدة البيانات. سنسلط الضوء على الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير، وسنوضح كيفية استخدام كل منها لتحقيق أهدافك في إدارة البيانات. من خلال فهم هذه المكونات، ستكتسب القدرة على تصميم قواعد البيانات الفعالة التي تلبي احتياجاتك الخاصة. 

ستتعلم كيفية إنشاء جداول لتخزين البيانات بطريقة منظمة، واستخدام الاستعلامات للاستفسار عن البيانات وتحليلها، وتصميم نماذج مخصصة لإدخال وعرض البيانات، وإنشاء تقارير توفر عرضًا هيكليًا ومهيكلًا للبيانات.
إن فهم إطار قاعدة البيانات في Access سيساعدك على استخدام البرنامج بطريقة فعالة وإنتاجية، وستتمكن من الاستفادة القصوى من قاعدة البيانات الخاصة بك.

شريط الاسم والمحتوى على أزرار التحكم: 

شريط الأدوات في قاعدة البيانات في برنامج Microsoft Access

يبدو أنه يحتوي على مجموعة واسعة من الأزرار والمكونات التي تساعد في إدارة وتنظيم البيانات. هذه المكونات توفر وظائف مختلفة مثل إنشاء قواعد بيانات جديدة، وعرض الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات، وحذف العناصر، وإنشاء استفسارات ونماذج وتقارير مخصصة، وتشغيل سلاسل من الإجراءات باستخدام الماكرو والنماذج البرمجية. إن استخدام شريط الأدوات يسهل التنقل والتفاعل مع قاعدة البيانات ويتيح للمستخدمين الوصول السريع إلى الوظائف المختلفة. ويمكن للمستخدمين النقر على الأزرار المناسبة لتنفيذ المهام المطلوبة والتعامل مع البيانات بطريقة سهلة ومنظمة.

شريط الأدوات: 

يحتوي على مجموعة من الأزرار التي تسهل الوصول إلى وظائف مختلفة في قاعدة البيانات. 

تشمل هذه الأزرار:

أ‌- أزرار العمليات: 

تتضمن أزرار لإنشاء قاعدة بيانات جديدة، فتح قاعدة بيانات موجودة، وتصميم قاعدة بيانات.

ب‌- أزرار العرض: 

تشبه أزرار عرض المجلدات والملفات في نوافذ الويندوز، وتستخدم لعرض مختلف عناصر قاعدة البيانات مثل الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو ووحدات النمطية.

ت‌- أزرار الحذف: 

تستخدم لحذف العناصر المحددة في قاعدة البيانات مثل الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو ووحدات النمطية.

ث‌- أزرار الكائنات: 

توفر وصولًا سريعًا إلى مختلف عناصر قاعدة البيانات مثل الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو ووحدات النمطية.

ازرار الكائنات وهى :-

  • استفسارات (Queries): 

يستخدم للاستعلام عن البيانات في قاعدة البيانات. يمكنك إنشاء استفسارات لاسترجاع البيانات المرغوبة وتحليلها وتحديثها وتجميعها من مختلف الجداول.

  • نماذج (Forms): 

تستخدم لإنشاء واجهات المستخدم التفاعلية لقاعدة البيانات. يمكنك إنشاء نماذج لإدخال البيانات وعرضها وتعديلها بشكل سهل ومنظم.

  • تقارير (Reports): 

تستخدم لإنشاء تقارير مخصصة لعرض البيانات بشكل مهني ومنظم. يمكنك تنسيق التقارير وإضافة عناصر مثل الجداول والرسوم البيانية والصور لتحسين تصميم التقارير.

  • صفحات (Pages): 

تستخدم لإنشاء صفحات ويب مرتبطة بقاعدة البيانات. يمكنك إنشاء صفحات تفاعلية تعرض البيانات بشكل مرئي وتسمح بإجراءات مثل البحث والتصفية والتحديث.

  • وحدات ماكرو (Macros):

 تستخدم لتسجيل وتشغيل سلسلة من الإجراءات الأوامر والأحداث المتصلة بقاعدة البيانات. يمكنك استخدام وحدات الماكرو لتنفيذ أوامر متعددة بنقرة زر أو حدث معين.

  • وحدات نمطية (Modules): 

تستخدم لإنشاء وتنفيذ البرمجة المخصصة في قاعدة البيانات. يمكنك كتابة الشفرة البرمجية في وحدات النمطية لتنفيذ وظائف معقدة ومخصصة وتوسيع قدرات قاعدة البيانات. هذه هي المكونات الرئيسية لإطار قاعدة البيانات في برنامج Microsoft Access. يمكنك الوصول إلى كل من هذه المكونات عن طريق النقر على الأزرار المقابلة لها في واجهة المستخدم.

ج- مجموعات (Groups): 

تحتوي على مجموعات مختلفة لتنظيم العناصر في قاعدة البيانات وتسهيل الوصول إليها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة للجداول المفضلة لديك لسهولة الوصول إليها. هذه هي المكونات الرئيسية لإطار قاعدة البيانات في برنامج Microsoft Access. تساعد هذه المكونات في التنقل والإدارة وتصميم قاعدة البيانات والعمل مع العناصر المختلفة الموجودة فيها.

اختصارات العمليات:

اختصارات العمليات هي مجموعة من الإجراءات السريعة التي يمكنك استخدامها لتنفيذ مهام معينة في قاعدة البيانات بسرعة. تُعد اختصارات العمليات مفيدة لتحسين كفاءة العمل وتقليل الوقت والجهد المطلوب لتنفيذ مهام متكررة. قد تتضمن اختصارات العمليات ما يلي:

اختصارات العمليات في Microsoft Access:

إنشاء جدول في طريقة عرض التصميم: Ctrl + N

يتم استخدام هذا الاختصار لإنشاء جدول جديد في طريقة عرض التصميم حيث يمكنك تحديد حقول الجدول وتحديد خصائصها.

إنشاء جدول باستخدام المعالج: Ctrl + W

يستخدم هذا الاختصار لإنشاء جدول بواسطة المعالج الموجود في Microsoft Access، والذي يساعدك في إنشاء جدول بسرعة باستخدام خيارات محددة.

إنشاء جدول بإدخال البيانات: Ctrl + G

يستخدم هذا الاختصار لإنشاء جدول جديد وبدء إدخال البيانات مباشرة دون الحاجة إلى تحديد حقول الجدول مسبقًا. بمجرد إنشاء الجدول وتحديد حقوله، يمكنك استخدام مفتاح التحكم (Ctrl) + مفتاح الحفظ (S) لحفظ الجدول وإغلاقه. ستظهر لك نافذة حفظ الجدول حيث يمكنك إدخال اسم الجدول ومن ثم النقر على "موافق" (OK) لحفظه.

قائمة العناصر

قائمة العناصر المهمة في تصميم جدول في برنامج Microsoft Access. إليك توضيح لعملية إنشاء جدول باستخدام طريقة التصميم: بعد اختيار "Create Table in Design View"، ستظهر لك شاشة تصميم الجداول الرئيسية. يمكنك رؤية الأعمدة والصفوف في هذه الشاشة. في عمود "اسم الحقل" (Field Name)، يتم تحديد اسم الحقل الذي يمثله. يجب أن يكون اسم الحقل فريدًا ضمن الجدول. في عمود "نوع الحقل" (Data Type)، يتم تحديد نوع البيانات الذي يحتويه الحقل مثل النص، العدد، التاريخ، وما إلى ذلك.

في عمود "التوصيف" (Description)، يمكنك إضافة وصف إضافي للحقل. هذا الوصف يمكن استخدامه لتوضيح المعلومات الخاصة بالحقل للمستخدمين الآخرين. في عمود "خصائص الحقل" (Field Properties)، يمكنك تحديد خصائص إضافية للحقل مثل الحد الأقصى للطول وتنسيق العرض وغيرها من الخيارات المتاحة.

بمجرد إدراج أسماء الحقول وتحديد أنواعها وإضافة أي معلومات أخرى، يمكنك إغلاق نافذة تصميم الجداول عن طريق النقر على زر الإغلاق الموجود في شريط الأدوات. ستظهر لك نافذة تأكيد الحفظ ويمكنك تحديد "نعم" (Yes) لحفظ التغييرات. ستطلب منك أيضًا إدخال اسم الجدول قبل الحفظ.

مراحل تصميم قاعدة بيانات ‏فىAccess ‎

 في هذه المقالة سنستعرض مراحل تصميم قاعدة بيانات في برنامج Microsoft Access

ستتعرف على الخطوات التي يمكن اتباعها لتصميم قاعدة بيانات فعالة ومنظمة. هذه المراحل تعزز فهمك لمتطلباتك وتساعد في بناء قاعدة بيانات تلبي احتياجاتك الخاصة. سأوضح الخطوات بشكل مفصل لتصميم قاعدة البيانات وتنفيذ المراحل المختلفة باستخدام برنامج Microsoft Access.

المرحلة التحضيرية:

قم بفتح برنامج Microsoft Access واختر "قاعدة بيانات فارغة" لإنشاء قاعدة بيانات جديدة.

سيطلب منك تحديد مكان لحفظ قاعدة البيانات، حدد المسار المناسب واكتب اسمًا مناسبًا لقاعدة البيانات، مثل "دورة الأكسس". بعد إنشاء قاعدة البيانات، ستظهر نافذة فارغة تمامًا. الآن قم بالتركيز على تصميم الجدول الأول الذي يحمل اسم "بيانات المتدربين". قم بالنقر على علامة التبويب "جداول" في الأعلى، ثم انقر على زر "جدول جديد" لإنشاء جدول جديد. ستظهر نافذة "مصمم الجدول" التي يمكنك من خلالها تحديد الحقول وتعيين الخصائص لكل حقل. ابدأ بتعريف الحقول السبعة التي ذكرتها في السؤال: الرقم، الاسم، الوظيفة، مكان العمل، رقم الحاسب، التليفون، تاريخ الميلاد.

لإضافة حقل جديد، انقر على زر "إضافة حقل" في شريط الأدوات العلوي. 

  • ستظهر صندوق حوار "إضافة حقل" يتيح لك تحديد نوع البيانات المناسب للحقل.
  • اختر النوع المناسب (مثل نص، تاريخ، رقم) واكتب اسم الحقل في مربع النص.
  • استمر في إضافة الحقول الباقية وتحديد نوع البيانات المناسب لكل حقل.
  • بعد تحديد الحقول وتعيين الخصائص، انقر على زر "حفظ" لحفظ التغييرات وإغلاق مصمم الجدول.
  • ستظهر الجدول الجديد في علامة التبويب "جداول" في العرض الأساسي لقاعدة البيانات.
  • الآن يمكنك البدء في إدخال البيانات في الجدول "بيانات المتدربين". انقر مرتين على اسم الجدول لفتحه.
  • في وضع الإدخال، قم بملء صفوف البيانات بالمعلومات الخاصة بكل متدرب. انتقل إلى الحقل التالي بالضغط على مفتاح "Tab" أو "Enter".
  • بعد تحديد الحقول وتعيين الخصائص، انقر على زر "حفظ" لحفظ التغييرات وإغلاق مصمم الجدول.

المرحلة الثانية: تصميم الاستعلامات

  1. انتقل إلى علامة التبويب "استعلامات" في أعلى النافذة للانتقال إلى وضع تصميم الاستعلامات
  2. انقر على زر "استعلام جديد" لإنشاء استعلام جديد.
  3. في نافذة "مصمم الاستعلام"، انقر على زر "تصميم" في شريط الأدوات العلوي.
  4. قم بتحديد الجدول "بيانات المتدربين" من القائمة المنسدلة "مصدر الجدول/الاستعلام".
  5. انقر واسحب الحقول التي تود استخدامها في الاستعلام من قائمة الحقول إلى الشبكة الفارغة في مصمم الاستعلام.
  6. قم بتحديد ترتيب الحقول والشروط إذا لزم الأمر، ويمكنك أيضًا إضافة عمليات حسابية أو تجميعية إلى الاستعلام إذا كنت تحتاج إلى ذلك.
  7. انقر على زر "عرض" في شريط الأدوات العلوي لعرض نتائج الاستعلام.
  8. ستظهر النتائج في جدول جديد يعرض البيانات بناءً على استعلامك.
  9. يمكنك حفظ الاستعلام عن طريق النقر على زر "حفظ" وتسميته بشكل مناسب.

المرحلة الثالثة: تصميم النماذج

يمكنك اختيار تخطيط النموذج الذي يناسب احتياجاتك من خلال اختيار من القوالب المتاحة أو بدء تصميم النموذج من الصفر. بعد اختيار تخطيط النموذج، يمكنك إضافة الحقول والعناصر الأخرى إلى النموذج بسحبها وإفلاتها من لوحة العناصر إلى النموذج. يمكنك تعديل خصائص العناصر وتخصيصها وفقًا لاحتياجاتك من خلال النقر بزر الماوس الأيمن على العنصر واختيار "خصائص" من القائمة المنسدلة.

استمر في إضافة الحقول والعناصر الأخرى حتى تكتمل تصميم النموذج بشكل مرضٍ. يمكنك اختبار النموذج عن طريق النقر على زر "عرض" في شريط الأدوات العلوي لعرض النموذج بالشكل النهائي. بعد اختبار النموذج والتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح، يمكنك حفظ النموذج عن طريق النقر على زر "حفظ" وتسميته بشكل مناسب.

المرحلة الرابعة: تصميم التقارير

  • انتقل إلى علامة التبويب "تقارير" في الجزء العلوي من النافذة للانتقال إلى وضع تصميم التقارير.
  • انقر على زر "تقرير جديد" لإنشاء تقرير جديد. يمكنك اختيار التخطيط الذي يناسب احتياجاتك من خلال اختيار من القوالب المتاحة أو بدء تصميم التقرير من الصفر.
  • بعد اختيار التخطيط، يمكنك إضافة الحقول والعناصر الأخرى إلى التقرير بسحبها وإفلاتها من لوحة العناصر إلى التقرير.
  • يمكنك تعديل خصائص العناصر وتخصيصها وفقًا لاحتياجاتك من خلال النقر بزر الماوس الأيمن على العنصر واختيار "خصائص" من القائمة المنسدلة.
  • استمر في إضافة الحقول والعناصر الأخرى حتصميم التقرير بشكل مرضٍ حتى تكتمل تصميم التقرير بشكل مرضٍ.
  • يمكنك اختبار التقرير عن طريق النقر على زر "عرض" في شريط الأدوات العلوي لعرض التقرير بالشكل النهائي.
  • بعد اختبار التقرير والتأكد من أنه يعرض المعلومات بشكل صحيح، يمكنك حفظ التقرير عن طريق النقر على زر "حفظ" وتسميته بشكل مناسب.

هذه هي الخطوات الأساسية لتصميم النماذج والتقارير في برنامج إدارة قواعد البيانات. 

خطوات إنشاء قاعدة البيانات (شئون العاملين) و خطوات تصميم جدولها

خطوات لإنشاء قاعدة بيانات لشؤون العاملين وتصميم جدولها في برنامج Microsoft Access:

1. قم بالنقر على زر "إبدأ" في شريط المهام ومن ثم انقر على "برامج".

2. من قائمة البرامج، انقر على "Microsoft Access".

3. ستظهر لك شاشة الحوار "إنشاء قاعدة بيانات جديدة باستخدام". حدد "قاعدة بيانات Access فارغة" من القائمة، ثم انقر على "موافق".

قاعدة البيانات في الاكسس
إنشاء قاعدة البيانات

4. تنبثق لك شاشة الحوار "ملف قاعدة بيانات جديدة"، يتيح لك ذلك إسماء وصفية لتسمية وإنشاء ملف قاعدة البيانات الخاص بك. يمكنك وضع اسم وصفي يعبر عن الغرض من قاعدة البيانات في خانة "اسم الملف". لذلك، يمكنك تسمية ملف قاعدة البيانات بـ "شؤون العاملين"، ثم النقر على زر "إنشاء" وبعد ذلك "موافق" لإنشاء الملف.

قاعدة بيانات جديدة في الااكسس
قاعدة بيانات جديدة

5. الخطوة التالية في الجهة اليمنى اضغط على كائنات ثم قم باختيار _ جداول_ ثم اضغط على جديد

كائنات
كائنات ثم قم باختيار _ جداول

6.  في هذه الخطوة سوف تنبثق لك شاشة - جدول جديد - قم باختيار طريقة عرض التصميم ثم اضغط على زر موافق

طريقة عرض التصميم
طريقة عرض التصميم


عرض التصميم
طريقة عرض التصميم

7.  بعد أن قمت بعملية الضغط على زر طريقة عرض التصميم ستظهر لك شاشة تصميم حقول الجدول وستلاحظ أمامك ثلاثة أعمدة وكل عنوان له عنوانه الخاص كالتالي:

  • اسم الحقل
  • نوع البيانات
  • الوصف

8. سنقوم في هذه الخطوة بعمل حقول ومسمياتها ولكن تختلف نوعية بيانات الحقوق ومسمياتها بحسب الغرض من قاعدة البيانات وهنا نحن من أجل التوضيح سنقوم بعمل الحقول التالية:

  • رقم الحاسب
  • الوظيفية
  • مكان العمل 
  • التليفون
تسمية الحقول
كيفية تسمية الحقول في الاكسس

8. سنقوم في هذه الخطوة بعمل حقول ومسمياتها ولكن تختلف نوعية بيانات الحقوق ومسمياتها بحسب الغرض من قاعدة البيانات وهنا نحن من أجل التوضيح سنقوم بعمل الحقول التالية:

9. نقوم بوضع مؤشر الكتابة تحت العمود الأول، الذي يحمل اسم الحقل في الصف الأول. وسنكتب "رقم الحاسب" كوصف لهذا الحقل. بعد ذلك، سننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل من القائمة باختيار "رقم". بالنسبة للعمود الثالث، ليس ضروريًا أن نكتب فيه شيئًا ما، إلا إذا أردنا كتابة وصف يذكرنا بالغرض من إنشاء هذا الحقل، أو إذا أردنا أن يتمكن أحد من قراءة وفهم قاعدة البيانات. يمكننا وضع وصف في هذا العمود لتوضيح الغرض منه.

10. بعد ذلك سننتقل إلى الصف الثاني ونضع مؤشر الكتابة تحت العمود الأول، والذي يحمل اسم الحقل الثاني وهو "الوظيفة". 

ثم سننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل باختيار "رقم". يُلاحظ أنه عند إنشاء أي حقل، يمكننا تحديد خصائصه التي تميزه عن غيره، وهذه الخصائص موجودة في أسفل الشاشة. يمكن الانتقال إليها عن طريق الضغط على مفتاح "F6" أو النقر بزر الماوس الأيسر في الأسفل. يمكننا تعديل خصائص الحقل حسب الغرض منه. يرجى الرجوع إلى الخطوة رقم 13 لمزيد من التفاصيل حول تعديل خصائص الحقل.

11. ننتقل إلى الصف الثالث وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب الحقل الثالث والذي هو " مكان العمل" ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " رقم " .

12. ننتقل إلى الصف الرابع وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب الحقل الثالث والذي هو " التليفون" ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " رقم " .

13. وبهذا نكون قد قمنا بإنشاء الحقول التي نحتاجها في جدول البيانات "البيانات الأساسية " .

14. علينا ان نقوم بتغيير خاصية لحقل " رقم الحاسب " حتى نضمن عدم تكرار إدخال الرقم ، وهذه الخاصية هي (مفهرس) ونجعلها نعم ( بدون تكرار ( ويتم ذلك عن طريق النقر على مفتاح " " F6 ثم وضع المؤشر امام هذه الخاصية ونختار من القائمة نعم ( بدون تكرار ) .

15. علينا ان نقوم بعمل مفتاح أساسي وهو رقم الحاسب بالوقوف علين والضغط على يمين الماوس واختيار "primary key " فيظهر شكل المفتاح على يمين الحقل.

برنامج Microsoft Access
Microsoft Access 

تسمية primary
primary

16. لحفظ الجدول وتحديد اسم له، يجب علينا القيام بالخطوات التالية:

  • انقر على قائمة "ملف".
  • اختر "حفظ". سيظهر مربع حوار الحفظ.
  • قم بتسمية الجدول بـ "البيانات الأساسية".
  • انقر على "موافق".

17. لإدخال البيانات في الجدول، يمكننا استخدام بيانات كودية لتحقيق سرعة ودقة الإدخال.
18. سنقوم بإنشاء جداول مرجعية لثلاثة حقول: رقم الحاسب، الوظيفة، ومكان العمل.

ستحتوي كل جدول على حقلين؛ الأول يمثل الكود والثاني يمثل النص المقابل له.

19. يمكننا الآن إدخال البيانات في الجداول الثلاثة.

قمنا بإنشاء الهيكل الأساسي الذي يسمح لنا بتخزين وحفظ البيانات. يمكننا الآن استخدام هذه الجداول لإدخال واسترجاع البيانات حسب الحاجة. 

 الاستعلامات Queries

عزل مجموعة من السجلات أو الحقول:

يشير مصطلح "عزل" إلى تحديد وتحديد مجموعة معينة من السجلات أو الحقول من جدول أو جداول متعددة. يتم استخدام هذه المجموعة المعزولة لإنشاء استعلام (query) أو جدول استعلامي (query table) لتحليل البيانات أو تنفيذ العمليات عليها. يتم عزل مجموعة من السجلات أو الحقول التي ترغب في استخدامها في استعلامك. يمكن أن تكون هذه السجلات أو الحقول ذات صلة ببعضها البعض أو مجرد اختيار عشوائي لسجلات أو حقول معينة.

إنشاء استعلام جديد:

بعد عزل المجموعة المطلوبة، يجب عليك إنشاء استعلام جديد لتخزين هذه السجلات أو الحقول وتسميته. 
يتم ذلك من خلال قاعدة البيانات المفتوحة التي تعمل عليها. 
ابدأ بتحديد الاستعلام الجديد ثم اختر خيار "إظهار التصميم"، وبعد ذلك اضغط على "موافق" (OK).

تحديد الجداول والعلاقات:

ستظهر لك نافذة تحتوي على مكونات قاعدة البيانات والجداول المتاحة فيها.
حدد الجدول الذي تود استخدامه بالنقر المزدوج عليه أو بالضغط على زر "إضافة" (Add).
قم بتكرار هذه الخطوة لتحديد باقي الجداول التي ترغب في إنشاء علاقات معها.
يتم ذلك بوضع الجدول في الجزء العلوي من نافذة التصميم كتصميم مصغر.

إنشاء العلاقات:

هناك طريقتان لإنشاء العلاقات بين الجداول:


أ) السحب والإفلات بالماوس: 

يمكنك سحب حقل الوظيفة من جدول البيانات الأساسية وتوصيله بحقل رمز الوظيفة في جدول الوظائف، بمجرد رفع إصبعك عن الماوس، ستتم إنشاء العلاقة تلقائيًا.

ب) استخدام أدوات العلاقات: 

يمكنك الذهاب إلى القوائم الرئيسية واختيار "العلاقة" (Relationship) من الأدوات، ستظهر نافذة تحتوي على الجداول المتاحة. انقر نقرتين مزدوجتين على الجدول أو اضغط على "إضافة" (Add) لإنشاء نافذة بنفس المواصفات.

تنفيذ الاستعلام:

بعد إنشاء الاستعلام وتحديد العلاقات، يمكنك تنفيذ الاستعلام بالضغط على زر التشغيل (علامة تعجب حمراء) في شريط الأدوات. ستظهر نتيجة التشغيل في شكل جدول يحتوي على البيانات المطابقة لاستعلامك. 

يمكنك تحرير الاستعلام وإجراء التعديلات اللازمة إذا لزم الأمر.

1. يمكننا عمل استعلامات لاستخلاص معلومات محددة من جداول البيانات المتاحة لدينا.

يمكنك القيام بذلك عن طريق اختيار الاستعلامات من القائمة المتاحة في قاعدة البيانات المفتوحة الخاصة بك، ثم اختيار "New" لإنشاء استعلام جديد. ستظهر لك قائمة بخيارات لتصميم الاستعلام، حيث يمكنك اختيار العمليات والشروط التي ترغب في تطبيقها. بعد ذلك، يمكنك حفظ الاستعلام وتسميته لاستخدامه فيما بعد."

2. بعد فتح قاعدة البيانات واختيار  الاستعلام الجديد، ستظهر لك نافذة تحتوي على مكونات قاعدة البيانات والجداول المتاحة فيها.

3. يمكنك اختيار الجدول المراد استخدامه بالنقر المزدوج عليه أو بالضغط على زر "Add". 

بعد ذلك ستنتقل الجدول المحدد إلى أعلى النافذة في شكل تصميم مصغر. يمكنك تكرار هذه الخطوة لاختيار باقي الجداول التي ترغب في استخدامها وإنشاء العلاقات بينها وبين الجداول الأخرى. هذا يسمح لك بتنفيذ الاستعلامات التي تتضمن عمليات الانضمام (Join) بين الجداول المختلفة لاسترداد المعلومات المرتبطة وتحليلها بشكل متكامل. بعد الانتهاء من اختيار الجداول المطلوبة، يمكنك الضغط على زر "Close" لإغلاق مربع الجداول والاستعداد للخطوة التالية. بخصوص العلاقة التي تم إنشاؤها بشكل تلقائي بين رقم الحاسب في جدول البيانات الأساسية وجدول سجل رقم الحاسب، فهذا يعود إلى تحديد الحقل كمفتاح أساسي من البداية.

عندما تحدد حقلًا كمفتاح أساسي، يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء العلاقة بين الجداول التي تحتوي على نفس الحقل كمفتاح أساسي. هذا يسهل عليك عمليات الانضمام (Join) بين الجداول واستعادة المعلومات المرتبطة بشكل تلقائي. يمكنك الآن المتابعة للخطوة التالية في تنفيذ الإجراء الذي ترغب فيه بعد إغلاق مربع الجداول. عند اكتمال عملية إنشاء العلاقات بين الجداول، ستظهر لك شاشة العلاقات بين الجداول.

هناك طريقتان لإنشاء العلاقات:

  • عن طريق السحب والإفلات بواسطة الماوس:

قم بسحب حقل الوظيفة من جدول البيانات الأساسية وقم بتوصيله بحقل كود الوظيفة في جدول الوظيفة.

عندما ترفع إصبعك عن الماوس، ستنشأ العلاقة بين الحقلين وتظهر على شاشة العلاقات.

  • عن طريق استخدام القائمة الرئيسية:
  • حدد "Tools" من القوائم الرئيسية.
  • اختر "Relationship"، وستظهر نافذة بها الجداول المتاحة.
  • انقر نقرتين بالماوس على الجدول الذي ترغب في إنشاء العلاقة معه، أو انقر على زر "Add" لإنشاء نافذة بنفس مواصفات النافذة التي تم إنشاؤها بالطريقة السابقة.
  • بعد استخدام أي من الطريقتين، ستتمكن من توصيل الجداول وإنشاء العلاقات بينها في شاشة العلاقات.

4. لتشغيل الاستعلام، يجب الضغط على زر التشغيل الموجود في شريط الأدوات، والذي يكون عادةً عبارة عن علامة تعجب حمراء.

عند النقر على هذا الزر، سيتم تنفيذ الاستعلام وستظهر نتيجة التشغيل في شكل جدول يحتوي على المعلومات المطلوبة بالنصوص الحقيقية للأكواد الموجودة في جداول قاعدة البيانات.

5. يمكننا تنفيذ الاستعلام وتخزين نتيجته في جدول جديد لتثبيت النتيجة ومنع إعادة تنفيذ الاستعلام في كل مرة نفتح فيها الاستعلام، وخاصةً إذا كانت الجداول تحتوي على بيانات ضخمة.

يمكنك تنفيذ هذا الإجراء عن طريق اختيار "Query" من شريط القوائم الرئيسية ومن ثم اختيار "Make-table query". ستظهر نافذة تطلب منك إدخال اسم الجدول الجديد الذي ترغب في إنشائه. بعد كتابة اسم الجدول، انقر على "OK". ثم يمكنك تنفيذ الاستعلام بنفس الطريقة التي ذكرتها سابقًا، وذلك بالضغط على زر التشغيل بشكل علامة تعجب حمراء في شريط الأدوات.

6. ستظهر شاشة تبين نتيجة تنفيذ الاستعلام، وستوضح عدد السجلات التي ستُضاف إلى جدول بيانات الموظفين الجديد. يتعين عليك الآن الضغط على "Yes" لحفظ الجدول الجديد في قائمة الجداول.

7. بعد انتهاء تنفيذ الاستعلام وعرض النتائج، يمكنك إغلاق نافذة الاستعلام والضغط على "Yes" لحفظ التغييرات التي تمت. 

بمجرد ذلك، ستجد الجدول الجديد "بيانات الموظفين" موجودًا في قائمة الجداول.

بعد انتهاء تنفيذ الاستعلام وعرض النتائج، يمكنك إغلاق نافذة الاستعلام والضغط على "Yes" لحفظ التغييرات التي تمت. بمجرد ذلك، ستجد الجدول الجديد "بيانات الموظفين" موجودًا في قائمة الجداول.

8. يمكننا إنشاء استعلام معدّ جاهزًا لاسترداد سجل معين لموظف محدد في كل مرة يتم تشغيل الاستعلام. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق إضافة شرط في شريط المعايير (Criteria) الخاص بشروط استرجاع البيانات. 

على سبيل المثال، يمكنك وضع [أدخل رقم الموظف] بين قوسين مربعين كما هو موضح تحت رقم الحاسب في جدول البيانات الأساسي. ستظهر لك مربعًا يطلب منك إدخال رقم الموظف في كل مرة تشغل فيها الاستعلام. قم بإدخال رقم الموظف ومن ثم انقر على "OK".

9. يمكننا تحديد طريقة تنفيذ الاستعلام كاستعلام اختيار (Select Query).

يمكنك القيام بذلك عن طريق اختيار "Query" من شريط القوائم الرئيسية ومن ثم اختيار "Select Query". ستظهر نافذة تسمح لك بإدخال اسم الجدول الذي ترغب في استرجاع البيانات منه، مثل "بيانات الموظفين"، ثم انقر على "OK". سيتم تنفيذ الاستعلام وسيتم إضافته كاستعلام جديد في قائمة الاستعلامات في قاعدة البيانات.

أنواع العلاقات:

أنواع رئيسية للعلاقات بين الجداول في قواعد البيانات:

  • العلاقة واحد إلى واحد (One-to-One Relationship):

في هذا النوع من العلاقة، يكون لكل سجل في الجدول الرئيسي تطابق واحد فقط في الجدول الفرعي. وهذا يعني أن كل سجل في الجدول الرئيسي يشير إلى سجل واحد فقط في الجدول الفرعي والعكس صحيح أيضًا. ويتم توصيل الجدولين عن طريق حقل مشترك بينهما. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدينا جدول رئيسي للموظفين وجدول فرعي لتفاصيل الاتصال، حيث يتم استخدام رقم الموظف كحقل مشترك بين الجدولين.

  • العلاقة واحد إلى كثير (One-to-Many Relationship):

في هذا النوع من العلاقة، يمكن لكل سجل في الجدول الرئيسي أن يكون له عدة تطابقات في الجدول الفرعي، بينما يكون لكل سجل في الجدول الفرعي تطابق واحد فقط في الجدول الرئيسي.

إن العديد من السجلات في الجدول الفرعي يشير إلى سجل واحد في الجدول الرئيسي. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدينا جدول رئيسي للأقسام وجدول فرعي للموظفين، حيث يستخدم رمز القسم كحقل مشترك بين الجدولين.

  • العلاقة كثير إلى كثير (Many-to-Many Relationship):

في هذا النوع من العلاقة، يمكن لكل سجل في الجدول الرئيسي أن يكون له عدة تطابقات في الجدول الفرعي، وأيضًا يمكن لكل سجل في الجدول الفرعي أن يكون له عدة تطابقات في الجدول الرئيسي.

هناك عديد من السجلات في الجدولين التي تتبادل العلاقة. لذلك، يتم استخدام جدول وسيط يحتوي على حقول مشتركة لربط الجدولين. على سبيل المثال، قد يكون لدينا جدول رئيسي للطلبات وجدول فرعي للمنتجات، ويمكن أن يكون لكل طلب العديد من المنتجات، وكذلك لكل منتج العديد من الطلبات، لذا يتم استخدام جدول وسيط لربطهما.

خطوات عمل العلاقة (خطوات التحكم في نوع  العلاقة)

  • قم بفتح أداة إدارة قاعدة البيانات الخاصة بك (مثل MySQL أو Microsoft Access أو PostgreSQL أو غيرها) وانتقل إلى تصميم قاعدة البيانات.
  • حدد الجدول الذي ترغب في إنشاء العلاقة معه.
  • ابحث عن حقل المفتاح الأجنبي الذي يربط هذا الجدول بجدول آخر. يجب أن يكون هذا الحقل يشير إلى مفتاح أساسي في الجدول الآخر.
  • انقر نقرًا مزدوجًا على حقل المفتاح الأجنبي. قد يكون لديك قائمة من الخيارات لنوع العلاقة.
  • حدد العلاقة التي ترغب في تطبيقها بين الجدولين، سواء كانت علاقة واحد إلى واحد أو واحد إلى كثير أو كثير إلى كثير.
  • حفظ التغييرات التي قمت بها في تصميم قاعدة البيانات.

من المهم أن تلاحظ أن عملية إنشاء العلاقات قد تختلف بين أدوات إدارة قواعد البيانات المختلفة. 

يمكنك مراجعة وثائق الأداة التي تستخدمها للحصول على تعليمات محددة حول كيفية إنشاء العلاقات بين الجداول.


تعليقات