أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

تصميم نظام محاسبي كامل بالاكسل

طريقة إنشاء برنامج محاسبي في الاكسل

الخطوات الأساسية لإنشاء برنامج محاسسبي فعال

يُعتبر برنامج ميكروسوفت إكسل MS Excel بمثابة نقطة تحول في مجال معالجة البيانات، خاصةً في مجال المحاسبة. حيث توفر ميزاته المتنوعة إمكانية تصميم نظام محاسبي متكامل، مما يمكّن الشركات من تسجيل وإدارة معاملاتها المالية بكل سهولة.

نظام محاسبي بالاكسل
كيفية عمل نظام محاسبي بالاكسل

برنامج مايكروسوفت إكسل Excel.

مايكروسوفت إكسل (MS Excel) هو برنامج جدول بيانات شهير تم تطويره بواسطة شركة مايكروسوفت. يُستخدم على نطاق واسع في مجموعة متنوعة من المجالات، بما في ذلك الأعمال، المحاسبة، التعليم، والبحث.

الأهداف التي يجب تحديدها قبل البدء في إنشاء برنامج محاسبي

قبل الشروع في إنشاء برنامج محاسبي باستخدام إكسل، من الضروري تحديد مجموعة من الأهداف الواضحة التي ستوجه عملية التصميم والتنفيذ. إليك بعض الأهداف الأساسية التي يمكن أن تساعدك في ذلك:

1. تحديد نطاق البرنامج

حدد ما إذا كنت ترغب في تتبع الإيرادات والنفقات فقط، أم تشمل أيضًا الأصول والخصوم. هذا سيساعد في تحديد الهيكل العام للبرنامج.

2. تحليل البيانات المالية

حدد نوع التحليلات المالية التي تحتاجها، مثل تحليل الربحية، تدفق النقد، أو مقارنة الأداء عبر فترات زمنية مختلفة.

3. تسهيل اتخاذ القرارات

ضع هدفًا لتوفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لمساعدتك في اتخاذ قرارات مالية مستنيرة. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تقديم التقارير بفعالية.

4. تحسين الكفاءة

حدد كيف يمكنك استخدام البرنامج لتقليل الوقت والجهد المبذول في إدارة البيانات المالية، مثل أتمتة العمليات الحسابية أو تقليل الأخطاء البشرية.

5. توفير المرونة

اجعل من أهدافك أن يكون البرنامج مرنًا وقابلًا للتعديل، بحيث يمكن تحديثه بسهولة لتلبية احتياجات العمل المتغيرة.

6. تسهيل المراجعة والتدقيق

ضع هدفًا لتسهيل عملية المراجعة من قبل المحاسبين أو المدققين، مما يتطلب توفير سجل دقيق وموثق لجميع المعاملات.

7. تحقيق الامتثال

تأكد من أن البرنامج يتماشى مع القوانين واللوائح المالية المعمول بها في بلدك، مما سيساعدك في تجنب المشكلات القانونية.

تحديد الأهداف قبل البدء في إنشاء برنامج محاسبي باستخدام إكسل هو خطوة حيوية لضمان فعالية البرنامج وملاءمته لاحتياجاتك. تساعد هذه الأهداف في توجيه تصميم البرنامج وتحديد الميزات المطلوبة لتحقيق النجاح المالي.

كيفية إنشاء برنامج محاسبي اكسل ؟

إن إنشاء برنامج محاسبي باستخدام مايكروسوفت إكسل يُعد خطوة مهمة لأي عمل يسعى إلى تحسين إدارة بياناته المالية. يوفر إكسل منصة مرنة وقوية تتيح للمستخدمين تصميم نظام محاسبي يتناسب مع احتياجاتهم الخاصة. 

من خلال تنظيم البيانات المالية بشكل منهجي، يمكن للشركات تتبع الإيرادات والنفقات، وتحليل الأداء المالي، واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على المعلومات المتاحة. 

سنستعرض الخطوات الأساسية لإنشاء برنامج محاسسبي فعال باستخدام إكسل، بدءًا من تحديد الأهداف وتصميم الهيكل، وصولًا إلى إدخال البيانات وإنشاء التقارير. ستمكنك هذه الخطوات من بناء نظام محاسبي يلبي متطلباتك ويساعدك في تحقيق أهدافك المالية بكفاءة.

📌 إعداد الورقة الرئيسية (دفتر اليومية)

♦ إنشاء ورقة جديدة.

  • افتح برنامج مايكروسوفت إكسل.
  • ابدأ بإنشاء ورقة عمل جديدة عن طريق النقر على "ملف" ثم "جديد" واختر "ورقة عمل فارغة".

بعد فتح الورقة، قم بتسمية هذه الورقة "دفتر اليومية" عن طريق النقر على اسم الورقة في الأسفل (عادةً ما يكون "ورقة1") ثم كتابة الاسم الجديد.

♦ إعداد الأعمدة الأساسية

قم بإدراج الأعمدة التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  1. تاريخ المعاملة: لتسجيل تاريخ كل معاملة.
  2. رقم الفاتورة: لتوثيق رقم الفاتورة المرتبطة بالمعاملة.
  3. الوصف: لتقديم معلومات إضافية حول المعاملة.
  4. الحساب المدين: لتحديد الحساب الذي يتم تحميله بالمبلغ.
  5. الحساب الدائن: لتحديد الحساب الذي يتم ائتمانه بالمبلغ.
  6. المبلغ: لتسجيل قيمة المعاملة المالية.

خطوات إدراج الأعمدة:

اكتب أسماء الأعمدة في الخلايا من A1 إلى F1 (على سبيل المثال: A1 لتاريخ المعاملة، B1 لرقم الفاتورة، وهكذا).

♦ تطبيق التنسيق

لتنسيق الأعمدة بشكل واضح، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

  • توسيع عرض الأعمدة: حدد الأعمدة (A إلى F)، ثم انقر بزر الماوس الأيمن واختر "تعديل عرض العمود" لتحديد العرض المناسب، أو اسحب الحدود بين الأعمدة لتغيير العرض يدويًا.
  • تغيير لون الخلفية: يمكنك تظليل الصف العلوي (الذي يحتوي على أسماء الأعمدة) بلون مختلف لتسهيل القراءة. حدد الصف الأول، ثم اختر لون التعبئة من شريط الأدوات.
  • تنسيق النص: غيّر تنسيق النص ليكون عريضًا (Bold) لتسهيل القراءة، ويمكنك أيضًا تغيير نوع الخط أو حجمه إذا رغبت.

♦ استخدام التنسيق الشرطي

لتسهيل قراءة البيانات، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتظليل الصفوف بالتناوب:

  • حدد نطاق الخلايا الذي ترغب في تطبيق التنسيق عليه (على سبيل المثال: A2:F100).
  • انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، ثم اختر "التنسيق الشرطي".
  • اختر "قاعدة جديدة"، ثم اختر "استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي يجب تنسيقها".
  • أدخل الصيغة التالية لتظليل الصفوف بالتناوب:

=MOD(ROW(),2)=0

حدد تنسيق التعبئة (لون الخلفية) الذي تريده، ثم اضغط على "موافق".

📌 إعداد مخطط الحسابات:

1. إنشاء ورقة جديدة

  • افتح برنامج مايكروسوفت إكسل.
  • أنشئ ورقة عمل جديدة من خلال النقر على "ملف" ثم "جديد" واختر "ورقة عمل فارغة".
  • قم بتسمية هذه الورقة "مخطط الحسابات" عن طريق النقر على اسم الورقة في الأسفل (عادةً ما يكون "ورقة1") ثم كتابة الاسم الجديد.

2. إدراج قائمة الحسابات

  • قم بإدراج الأعمدة التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  1. رقم الحساب: لتسجيل الرقم الفريد لكل حساب.
  2. اسم الحساب: لتحديد اسم الحساب.
  3. نوع الحساب: لتصنيف الحسابات إلى فئات مثل (أصول، خصوم، حقوق الملكية، إيرادات، مصاريف).

خطوات إدراج الأعمدة:

اكتب أسماء الأعمدة في الخلايا من A1 إلى C1:

  • A1: رقم الحساب
  • B1: اسم الحساب
  • C1: نوع الحساب

3. تنسيق الأعمدة وذلك لتسهيل القراءة، قم بتنسيق الأعمدة:

  1. توسيع عرض الأعمدة: حدد الأعمدة (A إلى C) وانقر بزر الماوس الأيمن واختر "تعديل عرض العمود" لتحديد العرض المناسب، أو اسحب الحدود بين الأعمدة لتغيير العرض يدويًا.
  2. تغيير لون الخلفية: يمكنك تظليل الصف الأول بلون مختلف لتسهيل القراءة. حدد الصف الأول، ثم اختر لون التعبئة من شريط الأدوات.
  3. تنسيق النص: غيّر تنسيق النص ليكون عريضًا (Bold) لتسهيل القراءة.

4. إدخال الحسابات

أدخل جميع الحسابات التي تستخدمها شركتك في الصفوف أدناه، مع ترتيبها بشكل هرمي ليسهل التنظيم. على سبيل المثال:

♢ الأصول:

1000  النقدية

1100  الحسابات البنكية

1200  الذمم المدينة

♢ الخصوم:

2000  الحسابات الدائنة

2100  القروض

♢ حقوق الملكية:

3000  رأس المال

3100  الأرباح المحتجزة

♢ الإيرادات:

4000  ايرادات المبيعات

♢ المصاريف:

5000  مصاريف التشغيل

5100  مصاريف التسويق

5. تنظيم الحسابات

تأكد من أن الحسابات مرتبة بترتيب تسلسلي واضح. يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتسهيل تمييز أنواع الحسابات المختلفة:

  • حدد نطاق الخلايا الذي يحتوي على أسماء الحسابات.
  • استخدم التنسيق الشرطي لتلوين الخلايا بناءً على نوع الحساب (مثل: أصول بلون أخضر، خصوم بلون أحمر).

📌 سجل الحسابات

1. إنشاء ورقة لكل حساب رئيسي

  • افتح ملف إكسل الذي تعمل عليه.
  • أنشئ أوراق عمل منفصلة لكل حساب رئيسي. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على علامة "+" أسفل الشاشة لإنشاء ورقة جديدة، ثم تسميتها بناءً على الحساب (مثل: "النقدية"، "الذمم المدينة"، "الذمم الدائنة"، "المصاريف"، و"الإيرادات").

2. إدراج الأعمدة الأساسية

في كل ورقة، قم بإدراج الأعمدة التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  • تاريخ المعاملة: لتسجيل تاريخ كل معاملة.
  • رقم الفاتورة: لتوثيق رقم الفاتورة المرتبطة بالمعاملة.
  • الوصف: لتقديم معلومات إضافية حول المعاملة.
  • المبلغ المدين: لتسجيل أي مبالغ تم تحميلها على هذا الحساب.
  • المبلغ الدائن: لتسجيل أي مبالغ تم ائتمانها لهذا الحساب.

خطوات إدراج الأعمدة:

اكتب أسماء الأعمدة في الخلايا من A1 إلى E1:

A1: تاريخ المعاملة

B1: رقم الفاتورة

C1: الوصف

D1: المبلغ المدين

E1: المبلغ الدائن

3. تحديث التنسيق

قم بتنسيق الأعمدة لتسهيل القراءة:

  • توسيع عرض الأعمدة: حدد الأعمدة (A إلى E) وقم بتعديل عرضها حسب الحاجة.
  • تغيير لون الخلفية: يمكن تظليل الصف الأول بلون مختلف لتسهيل القراءة.
  • تنسيق النص: اجعل النص في الصف الأول عريضًا (Bold).

4. ربط الحسابات بالورقة الرئيسية

استخدم الصيغ لربط المعاملات بالورقة الرئيسية وتحديث الأرصدة تلقائيًا. يمكنك استخدام صيغة مثل SUMIF لجمع الأرصدة المدين من "دفتر اليومية". إليك كيفية القيام بذلك:

مثال على صيغة SUMIF:

في ورقة الحساب، على سبيل المثال، في "النقدية"، يمكنك إدخال الصيغة التالية في خلية لتحديد الرصيد المدين:

=SUMIF('دفتر اليومية'!D:D, 'مخطط الحسابات'!A2, 'دفتر اليومية'!F:F)

تفسير الصيغة:

'دفتر اليومية'!D:D: هذا هو النطاق الذي تبحث فيه عن الحساب المدين.

'مخطط الحسابات'!A2: هذا هو الرقم الخاص بالحساب الذي ترغب في جمعه.

'دفتر اليومية'!F:F: هذا هو النطاق الذي يحتوي على المبالغ التي ترغب في جمعها.

5. تكرار الصيغة

يمكنك تكرار هذه العملية لكل حساب رئيسي، مع تعديل نطاقات الصيغ حسب الحاجة.

📌 إنشاء تقارير المحاسبة:

♦ إنشاء تقرير ميزان المراجعة

1. إنشاء ورقة ميزان المراجعة
  • افتح ملف إكسل الذي تعمل عليه.
  • أنشئ ورقة جديدة عن طريق النقر على علامة "+" أسفل الشاشة، ثم قم بتسمية هذه الورقة "ميزان المراجعة".

2. إدراج الأعمدة الأساسية

في ورقة "ميزان المراجعة"، قم بإدراج الأعمدة التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  • رقم الحساب: لتسجيل الرقم الفريد لكل حساب.
  • اسم الحساب: لتحديد اسم الحساب.
  • الرصيد المدين: لتسجيل المبالغ المدين لكل حساب.
  • الرصيد الدائن: لتسجيل المبالغ الدائنة لكل حساب.

كيفية إدراج الأعمدة ؟

اكتب أسماء الأعمدة في الخلايا من A1 إلى D1:

A1: رقم الحساب

B1: اسم الحساب

C1: الرصيد المدين

D1: الرصيد الدائن

3. تحديث التنسيق

قم بتنسيق الأعمدة لتسهيل القراءة:

  • توسيع عرض الأعمدة: حدد الأعمدة (A إلى D) وقم بتعديل عرضها حسب الحاجة.
  • تغيير لون الخلفية: يمكن تظليل الصف الأول بلون مختلف لتسهيل القراءة.
  • تنسيق النص: اجعل النص في الصف الأول عريضًا (Bold).

4. جمع الأرصدة باستخدام صيغة SUMIF

استخدم صيغة SUMIF لجمع الأرصدة من سجل الحسابات. يمكنك إدخال الصيغة التالية في خلية الرصيد المدين (C2) لحساب الرصيد المدين:

مثال على صيغة SUMIF لجمع الأرصدة المدين:

=SUMIF('سجل الحسابات'!A:A, 'ميزان المراجعة'!A2, 'سجل الحسابات'!D:D)

5. جمع الأرصدة الدائنة

لإضافة الأرصدة الدائنة، يمكنك إدخال صيغة مشابهة في خلية الرصيد الدائن (D2):

=SUMIF('سجل الحسابات'!A:A, 'ميزان المراجعة'!A2, 'سجل الحسابات'!E:E)

تفسير الصيغة:

'سجل الحسابات'!E:E: هذا هو النطاق الذي يحتوي على المبالغ الدائنة التي ترغب في جمعها.

6. تكرار الصيغ

يمكنك سحب الصيغ لأسفل لتطبيقها على جميع الحسابات المدرجة في ميزان المراجعة. تأكد من إضافة أرقام الحسابات وأسماء الحسابات في العمودين A وB على التوالي.

♦ تقرير الميزانية العمومية:

1. إنشاء ورقة الميزانية العمومية

  • افتح ملف إكسل الذي تعمل عليه.
  • أنشئ ورقة جديدة عن طريق النقر على علامة "+" أسفل الشاشة، ثم قم بتسمية هذه الورقة "الميزانية العمومية".

2. إدراج الأقسام الأساسية

في ورقة "الميزانية العمومية"، قم بإدراج الأقسام التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  1. الأصول
  2. الخصوم
  3. حقوق الملكية

خطوات إدراج الأقسام:

  • اكتب "الأصول" في الخلية A1.
  • اكتب "الخصوم" في الخلية C1.
  • اكتب "حقوق الملكية" في الخلية E1.

3. إدراج التصنيفات

قم بإدراج التصنيفات الخاصة بكل قسم. على سبيل المثال:

  • الأصول:

في العمود A، ابدأ بكتابة أسماء الأصول مثل "النقدية"، "الذمم المدينة"، و"المخزون".

  • الخصوم:

في العمود C، اكتب أسماء الخصوم مثل "الحسابات الدائنة" و"القروض".

  • حقوق الملكية:

في العمود E، اكتب "رأس المال" و"الأرباح المحتجزة".

4. جمع الأرصدة باستخدام صيغة SUMIF

  • لإدراج الأرصدة لكل حساب، يمكنك استخدام صيغة SUMIF لجمع الأرصدة من ميزان المراجعة.
  • في الخلية بجانب كل حساب، أدخل الصيغة لجمع الرصيد المدين أو الدائن.
  • مثال على استخدام SUMIF لجمع الأرصدة:

إذا كنت تريد جمع الأرصدة المدين للأصول، يمكنك استخدام الصيغة التالية بجانب "النقدية":

=SUMIF('ميزان المراجعة'!A:A, "النقدية", 'ميزان المراجعة'!C:C)

5. استخدام VLOOKUP لجمع الأرصدة

يمكنك استخدام دالة VLOOKUP للبحث عن الأرصدة بناءً على أسماء الحسابات.

استخدم الصيغة التالية لتحديد الرصيد لكل حساب، على سبيل المثال:

=VLOOKUP("النقدية", 'ميزان المراجعة'!A:D, 3, FALSE)

تفسير الصيغة:

"النقدية": الاسم الذي تبحث عنه.

'ميزان المراجعة'!A:D: نطاق البحث.

3: رقم العمود الذي يحتوي على الرصيد المدين.

FALSE: تعني أنك تبحث عن تطابق دقيق.

6. تكرار الصيغ

كرر هذه الصيغ لكل حساب في الأقسام المختلفة (الأصول، الخصوم، حقوق الملكية).

♦ تقرير قائمة الدخل:

1. أنشئ ورقة جديدة عن طريق النقر على علامة "+" أسفل الشاشة، ثم قم بتسمية هذه الورقة "قائمة الدخل".

2. إدراج الأقسام الأساسية

في ورقة "قائمة الدخل"، قم بإدراج الأقسام التالية في الصف العلوي (الصف 1):

  • الإيرادات
  • المصروفات

اكتب "الإيرادات" في الخلية A1.

اكتب "المصروفات" في الخلية C1.

3. إدراج التصنيفات

قم بإدراج التصنيفات الخاصة بكل قسم. على سبيل المثال:

الإيرادات:

في العمود A، ابدأ بكتابة أسماء الإيرادات مثل "إيرادات المبيعات"، "إيرادات الخدمات"، و"إيرادات أخرى".

المصروفات:

في العمود C، اكتب أسماء المصروفات مثل "مصاريف التشغيل"، "مصاريف التسويق"، و"مصاريف الإدارة".

4. جمع الأرصدة باستخدام صيغة SUMIF

  • لإدراج الأرصدة لكل حساب، يمكنك استخدام صيغة SUMIF لجمع الأرصدة من ميزان المراجعة.
  • في الخلية بجانب كل حساب، أدخل الصيغة لجمع الرصيد.
  • مثال على استخدام SUMIF لجمع الأرصدة:

إذا كنت تريد جمع الأرصدة المدين للإيرادات، يمكنك استخدام الصيغة التالية بجانب "إيرادات المبيعات":

=SUMIF('ميزان المراجعة'!A:A, "إيرادات المبيعات", 'ميزان المراجعة'!C:C)

5. استخدام VLOOKUP لجمع الأرصدة

يمكنك استخدام دالة VLOOKUP للبحث عن الأرصدة بناءً على أسماء الحسابات.

استخدم الصيغة التالية لتحديد الرصيد لكل حساب، على سبيل المثال:

=VLOOKUP("إيرادات المبيعات", 'ميزان المراجعة'!A:D, 3, FALSE)

تفسير الصيغة:

  • "إيرادات المبيعات": الاسم الذي تبحث عنه.
  • 'ميزان المراجعة'!A:D: نطاق البحث.

3: رقم العمود الذي يحتوي على الرصيد المدين.

FALSE: تعني أنك تبحث عن تطابق دقيق.

6. تكرار الصيغ

كرر هذه الصيغ لكل حساب في الأقسام المختلفة (الإيرادات والمصروفات).

7. حساب صافي الدخل

في أسفل القائمة، احسب صافي الدخل باستخدام الصيغة التالية:

=SUM(A2:A10) - SUM(C2:C10)

تأكد من تعديل النطاقات بناءً على عدد الصفوف التي تستخدمها.

تعليقات