أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

القيود المحاسبية للرواتب والأجور

 كيف يتم تسجيل قيد الرواتب؟

القيود المحاسبية تُعتبر عنصرًا أساسيًا في المحاسبة، حيث تعمل على توثيق وتسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم، سواء كانت معاملات داخلية داخل المنظمة أو معاملات خارجية مع الجهات الخارجية.

تتبع القيود المحاسبية دورة محاسبية تتضمن عدة خطوات لإعداد التقارير المالية بدقة في نهاية الفترة المالية، واحدة من البنود المهمة والتي تؤثر بشكل كبير على تحديد صافي الربح هي رواتب وأجور الموظفين والعمال.

لذا، سوف نركز في هذه المقالة على كيفية إعداد القيود المحاسبية المتعلقة برواتب وأجور الموظفين والعمال.

الرواتب والأجور
القيود المحاسبية في شركة المقاولات

وسنقدم شرحًا مفصلاً لطبيعة كل قيد وكيفية معالجته محاسبيًا.

عند إعداد القيود المحاسبية للرواتب والأجور، يتم اتباع عدة خطوات.

يتم تسجيل مبلغ إجمالي الرواتب والأجور المستحقة للموظفين والعمال في حساب المصروفات المستحقة، وهذا يمثل التزام المنظمة بدفع تلك الرواتب في المستقبل، 
ثم يتم تقسيم هذا المبلغ إلى حسابات فرعية مختلفة حسب طبيعة الرواتب والأجور، مثل رواتب الموظفين وأجور العمال، ويتم تسجيل دفعات الرواتب والأجور الفعلية التي تم دفعها للموظفين والعمال. يتم تسجيل مبلغ الدفعة في حساب الخزينة أو حساب البنك، اعتمادًا على طريقة الدفع المستخدمة.

في نهاية الفترة المالية، يتم معالجة هذه القيود المحاسبية لرواتب وأجور الموظفين والعمال لحساب الوارد والصادر والربح والخسارة، ويتم خصم قيمة المبالغ المسجلة في حساب المصروفات المستحقة من الإيرادات الإجمالية للفترة المالية وتسجيلها كمصروفات. وخصم قيمة الدفعات الفعلية للرواتب والأجور من المصروفات المسجلة، ويتم تسجيل الفرق بينهما كتكلفة الرواتب والأجور الفعلية للفترة.

ماهي قيود الرواتب والأجور؟

القيود المحاسبية للرواتب والأجور هي:

 سلسلة من القيود المحاسبية التي تستخدم لتسجيل ومعالجة المعاملات المالية المتعلقة برواتب وأجور الموظفين والعمال في المؤسسة. 

قيد الرواتب والأجور هو: قيد محاسبي يُسجل في دفتر الأستاذ العام لتتبع أجور الموظفين. 

يتضمن هذا القيد التعويضات التي تقدمها الشركة للموظفين بناءً على مهامهم ومسؤولياتهم في العمل. تعتبر هذه القيود مهمة لأنها تنقل الأرصدة المسجلة إلى القوائم المالية، ويعتمد قيد الرواتب على مبدأ التسجيل المزدوج، حيث يكون لكل قيد علاقة متبادلة مع قيد آخر بقيمة متساوية.

عند تسجيل المبالغ المالية في حسابات الشركة، يتم خصم مبالغ مالية من حسابات أخرى، وعند صرف الرواتب، يتم اعتبار حساب النفقات طرفًا مدينًا لأن قيمته تزداد بسبب خصوماته من حسابات أخرى، بينما يعتبر حساب الالتزامات طرفًا دائنًا.

تهدف قيود الرواتب والأجور إلى توثيق وتتبع تكاليف الموظفين والعمال وتأثيرها على الحسابات المالية للمنظمة.

خطوات إعداد قيود الرواتب والأجور.

عملية إعداد قيود الرواتب والأجور تتضمن عدة خطوات.

أولاً: يتم تجميع المعلومات ذات الصلة بالرواتب والأجور، مثل بيانات الحضور والانصراف والمدفوعات الإضافية والاستقطاعات. يتم تسجيل هذه المعلومات في سجلات المحاسبة المالية للمؤسسة.

ثم يتم تحليل وتصنيف المعلومات وفقًا للعناصر المختلفة للرواتب والأجور، مثل الرواتب الأساسية والعلاوات والبدلات والضرائب والاستقطاعات الاجتماعية والتأمينات وغيرها. ويتم إعداد قيود فرعية لكل عنصر بحيث يتم تسجيل القيم المحاسبية المناسبة، ثم يتم إنشاء قيود رئيسية للرواتب والأجور، وتشمل ذلك قيد الاستحقاق وقيد الاستقطاع.

قيد الاستحقاق يسجل المبلغ الإجمالي للرواتب والأجور المستحقة للموظفين والعمال كمصروف مستحق للشركة، ويتم استخدامه لتسجيل الاستقطاعات المختلفة من رواتب وأجور الموظفين، مثل الضرائب والتأمينات الاجتماعية.

تساهم هذه القيود في توفير معلومات محاسبية دقيقة وموثوقة حول تكاليف الموظفين والعمال، وتساعد في تحليل ومراقبة المصاريف المرتبطة بالرواتب والأجور في المؤسسة.

القيود المحاسبية للرواتب والأجور.

كيف يتم إعداد قيود الرواتب؟

يتضمن بند الرواتب والأجور جميع المدفوعات التي يتم صرفها للموظفين كمقابل لأداء مهامهم في العمل. يشمل ذلك الرواتب الأساسية والمكافآت والبدلات المختلفة التي يحصلون عليها، بالإضافة إلى حصة التأمينات التي تتحملها الشركة.

وفيما يتعلق بقيود الرواتب والأجور، فإن قيود الاستحقاق والاستقطاع والإضافي والصرف يعدون جزءًا من هذه القيود. تمثل هذه القيود مراحل صرف الرواتب للموظفين، مع مراعاة أي عوامل قد تؤثر في زيادة أو انخفاض الراتب وتسجيل ذلك في حركة الحسابات.

ويتم استخدام قيد الاستحقاق لتسجيل المبلغ الإجمالي للرواتب والأجور المستحقة للموظفين، بينما يستخدم قيد الاستقطاع لتسجيل الخصومات المختلفة من الرواتب. وقيود الإضافي والصرف تستخدم لتسجيل أي مدفوعات إضافية أو تعديلات في الرواتب، تلك القيود تمكن المؤسسات من توثيق وتتبع تكاليف الموظفين وإعداد القوائم المالية ذات الصلة بالرواتب والأجور بشكل دقيق وشفاف.

قيد استحقاق المرتبات والأجور

فهم العملية المحاسبية المتعلقة بإدارة رواتب الموظفين يساعد على فهم مصدر القيم المضافة والمخصومة وتحقيق إدارة أفضل للرواتب. وفيما يلي وصف للعملية الحسابية المقترحة

يتم استخدام هذا القيد لتسجيل المبالغ المستحقة للموظفين بدون أي خصومات، ويُسجل في نهاية فترة المراجعة المحاسبية للرواتب التي لم يتم صرفها بعد. يتم عكس هذا القيد في الفترة المحاسبية التالية ويحل محله قيود أخرى، ويمكن تجاوز تسجيل هذا القيد إذا كانت المزايا المستحقة غير مادية، مثل تدريبات أو إجازات مدفوعة الأجر.

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023الأجور المستحقة140,000
الأجور الأساسية100,000
انتقالات15,000
مكالمات5,000
ساعات عمل إضافية20,000

بناءً على المثال المذكور، إجمالي الرواتب المستحقة للشركة هو 140,000 دولار أمريكي، وهذا يشمل الرواتب الأساسية للموظفين دون أي استقطاعات أو خصومات.

وبالنسبة للأجور الإضافية أو البدلات، يمكن تسجيلها في قيد حسابي منفصل يُسمى قيد الإضافي، وبذلك يتم فصل الأجور الأساسية عن الأجور الإضافية. هذا يساعد في تحليل وتتبع المدفوعات الإضافية وفهم مصدر القيم المضافة والمخصومة بشكل منفصل. وبهذه الطريقة، يكون الرواتب المستحقة تشمل فقط الرواتب الأساسية، بينما يتم تسجيل الأجور الإضافية في قيد حسابي منفصل لمعرفة إجمالي الأجور المدفوعة بما في ذلك الرواتب الإضافية.

يراعى أنه يجب تطبيق المبادئ المحاسبية المعمول بها والقوانين المحلية في تسجيل ومعالجة الرواتب والبدلات لضمان الالتزام المالي الصحيح وإعداد التقارير المالية الدقيقة.

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023الأجور المستحقة100,000
الأجور الأساسية100,000

بينما يكون شكل القيد الإضافي كالتالي:

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023الإضافات المستحقة40,000
انتقالات15,000
مكالمات5,000
ساعات عمل إضافية20,000

قيد الرواتب مع السلف

السلف هي واحدة من الاستقطاعات الشائعة من الراتب. يتم توفير السلف للموظفين كقروض مؤقتة تستلم مسبقًا من رواتبهم القادمة. وتُعتبر السلف استقطاعًا من الراتب، حيث يتم خصم مبلغ السلفة من الراتب الشهري أو الدوري للموظف.

وفعليًا يتم تسجيل السلف ضمن قيد الاستقطاع في العملية المحاسبية، ويتم خصم مبلغ السلفة من راتب الموظف وتسجيلها كاستقطاع في سجل المحاسبة. يؤدي ذلك إلى تقليل المبلغ الصافي الذي يتم دفعه للموظف بعد استقطاع السلفة.

ويجب الإشارة إلى أن هناك استقطاعات أخرى مثل التأمينات الاجتماعية والضرائب والتأمين الصحي وغيرها قد يتم خصمها أيضًا من الرواتب لتلبية الالتزامات المالية المختلفة، وتسجل هذه الاستقطاعات أيضًا في قيد الاستقطاع بما يتوافق مع القوانين واللوائح المحلية المعمول بها.

باستخدام قيد الاستقطاع، يتم تسجيل جميع الاستقطاعات المختلفة من الرواتب، بما في ذلك السلف والاستقطاعات الأخرى، مما يسهم في تتبع وإدارة الالتزامات المالية وتحقيق توازن الموارد المالية في المؤسسة. وعند النظر إلى كيفية معالجته محاسبيًا نرى أنه يتم كالآتي:

الموظف أحمد راتبه 15,000 وقد حصل على سلفة بقيمة 5,000 ريال.

5,000 من حـ / ذمة الموظف أحمد

إلى حـ / قروض الموظف أحمد.

شكل القيد يكون بهذا الشكل:

سيتم تجميع جميع الاستقطاعات من الرواتب الأصلية للموظفين، بما في ذلك التأمينات والجزاءات والسلف التي سيستلمها الموظفون.

 يتم تفصيل القيد بمبالغ الخصومات الناتجة عن هذه العناصر المختلفة.

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023سُلف25,000
جزاءات5,000
تأمينات10,000
الخصومات المستحقة30,000

قيد سداد الرواتب (الصرف) 

لتحديد حساب الأجور والرواتب وإعداد قيد يوضح صافي الرواتب المستحقة ليتم خصمها من حساب الخزينة، يمكن استخدام الشكل التالي للقيد:

تاريخ القيد: ......

حـ / حساب الأجور والرواتب

إلى حـ / حساب الخزينة

في هذا القيد يتم تسجيل صافي الرواتب المستحقة في حساب الأجور والرواتب، وذلك بعد استقطاع جميع الخصومات اللازمة من الرواتب الأصلية للموظفين. وعليه يتم خصم هذا المبلغ من حساب الخزينة. ويجب أن يتم تفصيل القيد بالمبالغ المحددة لصافي الرواتب المستحقة، ويتم توثيقه ومعالجته وفقًا للمعايير المحاسبية المعمول بها واللوائح المحلية ذات الصلة.

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023حساب الأجور والرواتب220,000
الخصومات المستحقة80,000
الأجور المستحقة260,000
الإضافات المستحقة40,000

 

التاريخالبيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
31/8/2023الخزينة220,000
حساب الأجور والرواتب220,000

 قيد يوضح صافي الرواتب المستحقة ليتم خصمها من حساب

قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية.

قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية يتم معالجته بطريقة مشابهة لقيد السلف، ويتم خصم مبلغ التأمين الاجتماعي من راتب الموظف وتسجيله في القيد المحاسبي. حيث يتم خصم مبلغ التأمين من راتب الموظف أحمد نظير التأمين الاجتماعي، يمكننا معالجة القيد كالتالي:

تاريخ القيد: [تاريخ المعالجة]

1,500 من ح / ذمم الموظف أحمد

إلى ح / قروض التأمينات الاجتماعية

يتم تسجيل هذا القيد في دفتر اليومية أو النظام المحاسبي المستخدم في المؤسسة، ويتم توثيقه ومعالجته وفقًا للمعايير المحاسبية المعمول بها واللوائح المحلية ذات الصلة.

تهدف معالجة قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية إلى تسجيل المبالغ المستقطعة من الرواتب لتلبية التزامات التأمين الاجتماعي وتوفير الحماية الاجتماعية للموظفين. وتعد هذه المعالجة جزءًا من إجراءات الإدارة المالية والمحاسبية التي تضمن الالتزام المالي والامتثال للقوانين واللوائح المحلية ذات الصلة.

قيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي.

في المثال التالي:

أحمد يستلم راتب وقدره 10,000 دولار أمريكي، استلم سلفة مؤقتة من الراتب بمبلغ وقدرها 250 دولار أمريكي.

علمًا أن ضريبة كسب العمل 10% من الراتب بما يعادل أو يساوي 1,000 دولار أمريكي.

كما أن التأمينات الاجتماعية بما يخص الموظف أحمد بمبلغ وقدره 250 دولار أمريكي وتبلغ حصة الشركة 500 دولار أمريكي.
البيانالمدين (دولار أمريكي)الدائن (دولار أمريكي)
من ح/ رواتب10,000
من ح/ مصروفات تأمينات اجتماعية500 
رواتب مستحقة8,750
سلف موظفين500
هيئة الضرائب والدخل500
هيئة التأمينات الاجتماعية750

الفرق بين مصاريف الرواتب الأجور.

مصاريف الرواتب هي المصروفات التي يحصل عليها الموظفون الذين يعملون بشكل دائم في الشركة.

وتتمثل هذه المصاريف في الأجور الأساسية التي يتلقاها الموظفون بشكل منتظم ومتكرر، عادةً على أساس شهري. بالإضافة إلى الأجور الأساسية، يشمل مصاريف الرواتب أيضًا المزايا الاجتماعية مثل التأمين الصحي ومساهمات التقاعد والمزايا الأخرى التي يتلقاها الموظفون نظير عملهم الدائم ومستمر.

أما مصاريف الأجور، فتشير إلى المصروفات التي يحصل عليها العمال الذين يعملون بشكل غير منتظم أو مؤقت. ويشمل العمال الذين يعملون بالساعة، أو بالأسبوع، أو بالقطعة وما إلى ذلك. تتغير مصاريف الأجور وفقًا للوقت الفعلي الذي يقضيه العمال في العمل. يتم دفع هذه المصروفات بناءً على العمل المنجز أو الوقت المستغرق للعمل.

مصاريف الرواتب تشمل المصروفات الثابتة والمنتظمة للموظفين الذين يعملون بشكل دائم، بينما تعتبر مصاريف الأجور مصروفات متغيرة وغير منتظمة للعمال الذين يعملون بشكل غير دائم أو بنظام غير منتظم.

احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات.

في حالة الراتب الأساسي، يتم حساب التأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي وغيرها من الاستقطاعات القانونية بناءً على قيمة الراتب الأساسي فقط. يتم تحديد نسبة مئوية محددة تطبق على الراتب الأساسي لحساب هذه التأمينات واستقطاعات الضرائب.

أما الراتب المتغير، فيتم احتساب التأمينات والحوافز بناءً على إجمالي الراتب، ويشمل الراتب الأساسي بالإضافة إلى البدلات والمكافآت وأي زيادات أخرى. يمكن أن تكون البدلات والمكافآت مرتبطة بأداء الموظف، مثل العمولات أو المكافآت السنوية، وتحسب وفقًا لنسبة مئوية محددة من إجمالي الراتب المتغير.

بعض الشركات تقسم الراتب بين الراتب الأساسي والإضافي والبدلات بهدف تقليل التأمينات والمكافآت المبنية على الراتب الثابت، قد يتم تحديد نسبة مئوية أقل للتأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي على الراتب الأساسي مقارنةً بالراتب المتغير. هذا يساعد في تقليل التكلفة الإجمالية للتأمينات والمكافآت ويعطي المرونة للشركة في تحديد الأجور والبدلات.

يجب ملاحظة أن هذه الأساليب والقوانين المتعلقة بحساب التأمينات والحوافز قد تختلف من بلد لآخر وفقًا للتشريعات المحلية والمعايير المحاسبية، لذا، يجب على الشركات والموظفين الالتزام بالقوانين والتعليمات المحلية المعمول بها في بلدهم.

كيفية معالجة السلف بقيود محاسبية.

لفهم كيفية معالجة القيود المحاسبية للسلفة في المثال العملي الذي ذكرته، يمكننا تقسيم العملية إلى عدة أحداث محاسبية ومعالجة كل واحدة منها على حدة. سنستخدم الأرقام المذكورة في المثال لتوضيح العملية:

1. صرف السلفة المستديمة لأيوب بمبلغ 2,000 دولار:

هنا ستكون القيود المحاسبية كالتالي:

تسجيل دفعة نقدية من الخزينة لحساب السلفة المستديمة: دين لحساب السلفة المستديمة 2,000 دولار ريال، ودائن لحساب الخزينة 2,000 دولار.

2. زيادة السلفة بمبلغ 1,000 دولار:

في هذه الحالة، ستكون القيود المحاسبية كالتالي:

- تسجيل دفعة نقدية من الخزينة لحساب السلفة المستديمة: 

دين لحساب السلفة المستديمة 1,000 دولار، 

دائن لحساب الخزينة 1,000 دولار.

3. استعاضة المنصرف من السلفة بمبلغ 1,500 دولار:

في هذه الحالة، ستكون القيود المحاسبية كالتالي:

- تسجيل دفعة نقدية من حساب السلفة المستديمة لحساب الخزينة: 

دين لحساب الخزينة 1,500 دولار.

دائن لحساب السلفة المستديمة 1,500 دولار.

4. تحرير شيك بمبلغ 800 ريال لاستعاضة المنصرف من السلفة.

في هذه الحالة، ستكون القيود المحاسبية كالتالي:

- تسجيل دفعة نقدية من حساب السلفة المستديمة لحساب الخزينة: 

دين لحساب البنك 800 دولار

دائن لحساب السلفة المستديمة 800 دولار.

مثال رقم 2

 تم صرف سلفة مستديمة لأحد الموظفين بمبلغ وقدره   1,600 ريال، وبعد يومين تم  صرف زيادة السلفة بمبلغ وقدره 400 ريال، ثم تمت استعاضة المنصرف من السلفة بمبلغ وقدره 1,500 ريال.

وبعد 10 أيام تم تحرير شيك بمبلغ 800 ريال لاستعاضة المنصرف من السلفة وقدره 700 ريال، وتم تحرير شيك بمبلغ 900 ريال لاستعاضة المنصرف من السلفة وقدره 1,100 ريال،  في حين تم إلغاء السلفة وقدرها 1,900 ريال وكان المنصرف منها 1,300 ريال وتم رد الباقي إلى الخزينة.

فكيف ستتم معالجة السلفة محاسبيًا وكيف يتم إثبات قيود اليومية اللازمة؟

مديندائنالبيان
1,6001,600من حـ / جاري السلفة المستديمة باسم الموظف هشام

إلى حـ / الشيكات

1,6001,600من حـ / الشيكات

إلى حـ / جاري البنك المركزي

400400من حـ / جاري السلفة المستديمة

إلى حـ / الحوالات

400400من حـ / الحوالات

إلى حـ / نقدية بالبريد

1,5001,500من حـ / الاستخدامات

إلى حـ / الحوالات

1,5001,500من حـ / الحوالات

إلى حـ / الخزينة

700
100
800من المذكورين:

حـ / الاستخدامات

حـ / جاري السلفة المستديمة

إلى حـ / الشيكات

800800من حـ / الشيكات

إلى حـ / جاري البنك المركزي

1,100900

200

من حـ / الاستخدامات

إلى مذكورين

حـ / الشيكات

حـ / جاري السلفة المستديمة

900900من حـ / الشيكات

إلى حـ / جاري البنك المركزي

1,300
600
1,900من مذكورين

حـ / الاستخدامات

حـ / الخزينة

إلى حـ / جاري السلفة المستديمة

قيود الرواتب والأجور تعتبر أحد الجوانب الحاسمة في العملية المحاسبية. إدارة الرواتب بشكل صحيح يتطلب معالجة العديد من العناصر المختلفة مثل الأجور الأساسية، الإضافات، الاستقطاعات الضريبية والاجتماعية، التأمين الصحي، وغيرها.

تسجيل قيود الرواتب يتطلب فهمًا دقيقًا للقوانين واللوائح المحاسبية المعمول بها في البلد، وكذلك فهما للسياسات والإجراءات الداخلية للشركة. يمكن استخدام البرامج المحاسبية لتسهيل هذه العملية وتقديم تقارير محاسبية دقيقة ومحدثة.

من أجل التعامل بفعالية مع قيود الرواتب والأجور، يجب أن تكون على دراية بأنواع القيود المختلفة وكيفية تسجيلها بشكل صحيح. قد تشمل هذه القيود تسجيل صرف الرواتب الشهرية، استقطاعات الضرائب والتأمينات الاجتماعية، تسجيل الإضافات المستحقة للموظفين، تسجيل الزيادات السنوية أو العلاوات، وغيرها. باستخدام البرامج المحاسبية وفهمك لأنواع قيود الرواتب المختلفة، يمكنك تسجيل هذه القيود بسهولة ودقة.

الدرس التالي

تعليقات