أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

فرز البيانات وتصفيتها في الاكسل

الفرز والتصفية في برنامج Excel

فرز البيانات وتصفيتها
فرز البيانات وتصفيتها

فرز البيانات وتصفيتها في إكسل ليس مجرد عملية تقنية؛ إنه فنٌ يُشبه تنظيم الأفكار في ذهنك. إنه القدرة على انتقاء الأهم من التفاصيل، وترتيبها بطريقة تعكس رؤيتك وتساعدك في صنع القرارات الذكية. كل خلية، كل عمود، وكل صف يحمل في طياته إمكانية جديدة لرؤية الأمور من منظور مختلف.

عندما تبدأ في فرز البيانات، تشعر وكأنك تُعيد تشكيل العالم من حولك. تُبرز الأنماط الخفية، وتكشف عن الاتجاهات التي لم تكن لتراها لولا هذه العملية. إن تصفية البيانات تمنحك القدرة على التركيز على ما هو جوهري، مما يجعل كل قرار تتخذه أكثر وعيًا وفعالية.

سنتعلم علي كيفية إجراء التصفية والفرز في Excel لتحليل البيانات والعثور على القيم المطلوبة بسهولة.

ما هو الفرز؟

الفرز هو عملية تنظيم البيانات بطريقة معينة لتسهيل الوصول إليها وتحليلها. يتم ذلك عن طريق ترتيب العناصر وفقًا لمعايير محددة، مثل الأرقام، التواريخ، أو النصوص. يمكن أن يكون الفرز تصاعديًا، حيث يتم ترتيب العناصر من الأصغر إلى الأكبر، أو تنازليًا، حيث يتم ترتيبها من الأكبر إلى الأصغر. ويُستخدم أمر الفرز لترتيب البيانات في نطاق من الخلايا أو جدول حسب معيار محدد.

ما هو فرز البيانات؟

فرز البيانات هو إجراء يُستخدم في برامج مثل إكسل لترتيب البيانات داخل نطاق من الخلايا أو جدول معين بناءً على معايير محددة. يُساعد هذا الأمر في تحسين تجربة المستخدم من خلال تسهيل قراءة المعلومات وتحليلهاكيفية عمل فرز البيانات:

يمكنك:

  • ترتيب البيانات تصاعديًا أو تنازليًا.
  • الفرز حسب عمود واحد أو أكثر.
  • الاستفادة من خيارات الفرز المتقدمة للتحكم بشكل دقيق في ترتيب البيانات.

♦ ما هي التصفية؟

التصفية هي عملية تُستخدم في برامج مثل إكسل لعرض مجموعة جزئية من البيانات بناءً على معايير محددة. بدلاً من عرض جميع البيانات الموجودة في نطاق معين أو جدول، تتيح لك التصفية عرض فقط البيانات التي تلبي شروطًا معينة، مما يسهل تحليل المعلومات ذات الصلة. ويُستخدم أمر التصفية لعرض مجموعة جزئية من البيانات في نطاق من الخلايا أو جدول والتي ينطبق عليها معيار محدد.كيفية عمل التصفية:

يمكنك:

  • عرض البيانات التي تلبي معايير محددة.
  • إخفاء البيانات غير المهمة مؤقتًا.
  • استخدام معايير تصفية متعددة.
  • الصفّ حسب النص أو الأرقام أو التواريخ أو غيرها.

مميزات استخدام الفرز والتصفية.

الوصول السريع إلى المعلومات المهمة:

يُمكنك إعادة ترتيب البيانات حسب معايير محددة، سواء تصاعديًا أو تنازليًا، أو حسب عمود واحد أو أكثر.

تحليل البيانات بسهولة: 

ركز على المعلومات ذات الصلة بعرض البيانات التي تلبي معايير محددة، وقم بإخفاء البيانات غير المهمة مؤقتًا.

اكتشف الأنماط والاتجاهات:

 ساعدك الفرز والتصفية على تحليل البيانات بشكل أكثر فعالية واكتشاف الأنماط والاتجاهات.اتخاذ قرارات أفضل: استخدم البيانات المُنظمة والمحللة بشكل أفضل لاتخاذ قرارات مدروسة.

وفّر الوقت والجهد:

 تُسهل هاتان الأدوات عملية البحث عن المعلومات، مما يُوفر الوقت والجهد.

حسّن وضوح البيانات: 

يُمكنك استخدام تنسيق البيانات مع أدوات الفرز والتصفية لجعل البيانات أكثر وضوحًا وسهولة للفهم.

أمثلة على استخدام أدوات الفرز والتصفية:

  • البحث عن عملاء من منطقة معينة.
  • عرض المنتجات التي تقع ضمن فئة سعرية محددة.
  • تحليل مبيعات فترة زمنية محددة.
  • مقارنة أداء الموظفين.
  • تحديد البيانات الاستثنائية.

ما هو الفرق بين الفرز والتصفية؟

1. التصفية:

  • التصفية تُستخدم لعرض فقط البيانات التي تستوفي معايير محددة. يمكنك تنفيذ التصفية باستخدام عمود أو أكثر في الجدول.
  •  قم بتحديد البيانات التي ترغب في تصفيتها.
  • انتقل إلى علامة التبويب "بيانات" واختر "تصفية" من قائمة الأوامر المتاحة.
  • ستظهر أسهم صغيرة على رأس كل عمود في الجدول. انقر على السهم لاختيار القيم التي ترغب في عرضها.
  • يمكنك اختيار قيم متعددة، وكذلك استخدام عمليات المقارنة مثل "يساوي" و"أكبر من" و"أقل من" لتحديد المعايير الخاصة بك.

2. الفرز:

  • الفرز يُستخدم لترتيب البيانات بناءً على قيمة معينة في عمود محدد.
  • حدد البيانات التي ترغب في فرزها.
  • انتقل إلى علامة التبويب "بيانات" واختر "فرز" من قائمة الأوامر المتاحة.
  • ستظهر لك نافذة "فرز". اختر العمود الذي ترغب في ترتيب البيانات بناءً عليه وحدد نوع الترتيب (تصاعدي أو تنازلي).انقر على "موافق" لتنفيذ الفرز. فرز البيانات في الاكسل


3. إزالة التصفية أو الفرز:

لإزالة التصفية أو الفرز واستعادة العرض الكامل للبيانات، انتقل إلى علامة التبويب "بيانات" واختر "إزالة التصفية" أو "إزالة الفرز". هذه هي الخطوات الأساسية لتنفيذ التصفية والفرز في Excel. يمكنك استكشاف المزيد من الخيارات والتعديلات وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. يُعدّ كل من الفرز والتصفية من أهم أدوات تحليل البيانات في أكسل، حيث يُتيحان لك التحكم بشكل دقيق في كيفية عرض البيانات، والتركيز على المعلومات ذات الصلة، وتحليلها بكفاءة أكبر.

كيف يمكن عمل الفرز والتصفية لجدول في Excel؟

مثال تطبيقي:

سنستخدم الجدول  التالي كمثال لتطبيق أوامر الفرز والتصفية وتوضيحها:

الاسم    العمر    المدينة

احمد    30        الرياض

محمد     25        جدة

فهد    40        الدمام   

عبدالله    20        مكة

كيف يمكن فرز البيانات في Excel؟

فرز البيانات حسب العمر:

  1. حدد نطاق البيانات (A1:D4).
  2. انقر على علامة التبويب "بيانات".
  3. اختر "فرز".
  4. حدد "العمر" من قائمة "فرز حسب".
  5. اختر "تصاعدي".
  6. انقر على "موافق".

النتيجة:

الاسم        العمر        المدينة

عبدالله    20        مكة

محمد    25        جدة

أحمد    30        الرياض

فهد    40        الدمام

تصفية البيانات لعرض الأشخاص من مدينة الرياض:

  1. حدد نطاق البيانات (A1:D4).
  2. انقر على علامة التبويب "بيانات".
  3. اختر "تصفية".
  4. انقر على السهم المنسدل في عمود "المدينة".
  5. حدد "مربع اختيار".
  6. حدد "الرياض".
  7. انقر على "موافق".

النتيجة:

الاسم        العمر        المدينة

أحمد    30        الرياض

ملاحظات:

  • يمكنك استخدام خيارات الفرز والتصفية المتقدمة لتحسين التحكم في كيفية عرض البيانات.
  • يُمكنك حفظ معايير التصفية والفرز لإعادة استخدامها لاحقًا.
  • يُمكنك استخدام تنسيق البيانات لجعل البيانات أكثر وضوحًا وسهولة للفهم.

نطبق سوياً حتى نفهم أكثر وترسخ المعلومة لدينا

هيا بنا

سنستخدم جدول كمثال تطبيقي لأوامر الفرز والتصفية:

الفرز والتصفية في الاكسل
الفرز والتصفية

لعمل فرز لمحتويات أي عمود، انقر على أحد الخلايا داخل العمود بزر الفأرة الأيمن، ثم اذهب إلى الخيار فرز Sort لعرض الخيارات المتاحة:

فرز محتوى أي عمود بخطوات بسيطة:

1. حدد عمود الفرز:

  • انقر على أي خلية داخل العمود الذي تريد فرزه.

2. افتح قائمة الفرز:

  • اضغط على زر الفأرة الأيمن.
  • اختر "فرز" (Sort) من القائمة التي تظهر لك.

3. حدد خيارات الفرز:

  • ستظهر لك نافذة "فرز".
  • اختر "فرز حسب" (Sort by) من القائمة المنسدلة.
  • حدد العمود الذي تريد الفرز على أساسه.
  • حدد ترتيب الفرز: تصاعدي (A to Z) أو تنازلي (Z to A).

4. خيارات متقدمة:

  • يمكنك إضافة مستوى ثانٍ من الفرز من خلال تحديد "ثم حسب" (Then by) واختيار عمود آخر.
  • يمكنك تجاهل الصفوف العلوية التي تحتوي على عناوين من خلال تحديد "تجاهل العناوين" (My data has headers).
  • يمكنك تحديد كيفية فرز البيانات النصية: حسب القيمة أو حسب العرض.

5. تطبيق الفرز:

بعد تحديد جميع الخيارات، انقر على "موافق" (OK) لتطبيق الفرز.

تطبيق الفرز في الاكسل
تطبيق الفرز

خيارات فرز البيانات الرقمية:

  • فرز من الأكبر إلى الأصغر: 
يُرتب البيانات بحيث تكون القيم الأكبر في أعلى النطاق والقيم الأصغر في أسفله.
  • فرز من الأصغر إلى الأكبر:

 يُرتب البيانات بحيث تكون القيم الأصغر في أعلى النطاق والقيم الأكبر في أسفله.وتختلف خيارات الفرز حسب نوع البيانات، سواء كانت نصية أو رقمية. في حالة البيانات الرقمية، مثل عمود "العمر" في مثالنا، تكون الخيارات المتاحة هي: وهذه الخيارات تُستخدم مع أغلب البيانات الرقمية.

فرز البيانات الرقمية
خيارات فرز البيانات الرقمية

ماهي خطوات عمل تصفية البيانات؟

لإظهار مجموعة جزئية من نطاق البيانات باستخدام التصفية، اتبع الخطوات التالية:
  • حدد خلية داخل أحد الأعمدة.

  1. انقر على علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
  2. اختر "فرز وتصفية" Sort & Filter.
  3. اختر "تصفية" Filter.
  4. ستظهر قائمة منسدلة في كل عمود. لتصفية البيانات حسب معيار محدد:
  5. انقر على السهم المنسدل في عمود القيم التي تريد تصفيتها.
  6. حدد خيار التصفية المناسب.

عند تطبيق أمر التصفية، ستظهر أسهم في عناوين الأعمدة.

يمكنك استخدام هذه الأسهم لعمل تصفية بشكل أسهل، دون الحاجة إلى استخدام قائمة "فرز وتصفية".

ملاحظة:

  • هذه الأسهم ستكون موجودة من الأصل فيما لو قمت بتنسيق البيانات بصيغة جدول Table.
  • في المثال قمت بعمل حدود وتنسيقات للخلايا، ولكن لم أقم بتنسيقها بصيغة جدول.

خطوات عمل تصفية باستخدام أسهم عناوين الأعمدة:

  1. انقر على السهم في عنوان العمود الذي تريد عمل تصفية له.
  2. اختر الخيارات التي تريد عرضها.
  3. تصفية عمود "اسم الدورة" لعرض مجموعة "اللغة الإنجليزية" فقط:

1. تفعيل التصفية:

  • انقر على أي خلية داخل عمود "اسم الدورة".
  • اضغط على زر "تصفية" (Filter) في علامة التبويب "بيانات" (Data).

2. تحديد معايير التصفية:

  • ستظهر قائمة منسدلة.
  • ألغِ تأشير "تحديد الكل" (Select All).
  • ضع علامة صحّ أمام "اللغة الإنجليزية".

3. تطبيق التصفية:

Filter في الاكسل
Filter

  • انقر على "موافق" (OK) لتطبيق التصفية.
  • بعد تطبيق معايير التصفية، سيقوم البرنامج بعرض نطاق الخلايا المرتبط باللغة الإنجليزية فقط.

معايير التصفية في الاكسل
معايير التصفية


الدرس التالي

تعليقات