أقسام الوصول السريع (مربع البحث)

ماهي القيود اليومية؟ وما الهدف منها؟

قيود اليومية وأهميتها

مع أمثلة توضيحية.

ماهي القيود اليومية؟
القيود اليومية

تُعد القيود اليومية بمثابة بوصلة تُرشدك في رحلتك، فهي تُساعدك على تسجيل كل معاملة مالية بدقة، وتُقدم لك صورة واضحة عن صحة المؤسسة المالية.

ما هي القيود اليومية؟

تعتبر القيود اليومية هي إحدى المراحل الرئيسية في دورة المحاسبة. 

وتعمل على التسجيل الدقيق لكل معاملة مالية تحدث داخل المؤسسة، سواء كانت عمليات بيع أو شراء أو دفع رواتب أو أي نشاط آخر يؤثر على ميزانيتها. تُعد قيود اليومية حجر الأساس الذي تُبنى عليه جميع السجلات المالية للمؤسسات، كبيرة كانت أم صغيرة. بالإضافة إلى أنها أداة أساسية في دورة المحاسبة، حيث تُستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تحدث في أي مؤسسة، بغض النظر عن حجمها أو نوعها.

وهي أداة لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تحدث في أي مؤسسة، بغض النظر عن حجمها أو نوعها. وتُعد القيود اليومية عنصرًا أساسيًا في الدورة المحاسبة، ويُستخدم لتوثيق وأرشفة جميع العمليات المالية بالتفصيل. وتهدف قيود اليومية إلى تسجيل وتوثيق جميع المعاملات المالية والتجارية التي تحدث في الشركة بشكل منتظم وتفصيلي، ويتم تسجيل هذه المعاملات في سجلات المحاسبة، مثل دفتر اليومية.

تتضمن قيود اليومية

  • تتبع الحسابات المختلفة وتسجيل التفاصيل المتعلقة بكل معاملة.
  •  يتم توثيق تاريخ وتوقيع المعاملة
  • بالإضافة إلى تسجيل جميع الأطراف المشاركة في المعاملة، مثل العملاء والموردين والحسابات المالية الأخرى.

بعد تسجيل قيود اليومية في دفتر اليومية، يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام، ويتم استخدام المعلومات والبيانات المسجلة في قيود اليومية في إعداد القوائم المالية والتقارير المالية الأخرى، مما يساعد في تحليل وفهم النتائج المالية للشركة.

إجراء قيود اليومية بشكل دقيق ومنتظم يعد جزءًا هامًا في إدارة المحاسبة والمالية للشركة، حيث تساهم في توفير سجل دقيق لجميع المعاملات المالية وتاريخها، وبالتالي توفر معلومات مهمة لاتخاذ القرارات المالية والإدارية المستندة إلى البيانات المالية.

مكونات قيود اليومية.

  • التاريخ: 

يُسجل التاريخ الذي تم فيه حدوث المعاملة.

  • الوصف:   يُكتب وصف موجز للمعاملة ليوضح طبيعتها بشكل مختصر.

  • الحسابات المدين:  هي الحسابات التي زادت أرصدتها نتيجة المعاملة. ويرمز لها بكلمة "من".

  • الحسابات الدائن: هي الحسابات التي نقصت أرصدتها نتيجة المعاملة. ويرمز لها بكلمة "إلى".

  • المبلغ:  يُسجل المبلغ الخاص بالمعاملة.

ملاحظة:

يجب أن يكون مجموع المبالغ المدين مساويًا لمجموع المبالغ الدائن في كل قيد، ويُمكن استخدام برامج المحاسبة لتسجيل قيود اليومية بشكل تلقائي.

أهمية قيود اليومية.

  • مرجع أساسي للمحاسب:  يُعد قيد اليومية بمثابة مرجع أساسي للمحاسب لرقابة ومتابعة الدورة لمالية للمنشأة بشكل يومي.

  • توفير الوقت: يساعد قيد اليومية على توفير الجهد والوقت في إدارة الدورة المالية والمحاسبية للمنشأة .

  • متابعة التدفق النقدي: يُمكن من خلال قيد اليومية متابعة إدارة التدفق النقدي للمنشأة .

  • تسوية الحسابات وإعداد التقارير: تعمل قيود اليومية على تسوية الحسابات وإعداد القوائم المالية للمنشأة .

  • الرقابة المالية: يُعدّ قيد اليومية أداة أساسية للرقابة المالية على جميع الأنشطة والمعاملات المالية والتجارية.

  • تقييم وضع الشركة: التعرف على وضع الجانب المدين والجانب الدائن وتقييم وضع التدفقات لانقدية والمصروفات والإيرادات

  • متابعة المخزون: يُمكن من خلال قيد اليومية معرفة وضع المخزون، وعدد الفواتير والمبيعات وقيمة هذه المبيعات.
  • ضمان دقة السجلات المالية: يُعد قيد اليومية أساسًا لإعداد التقارير المالية الدقيقة والموثوقة، حيث يضمن تسجيل جميع المعاملات بشكل صحيح.

  • تسهيل عملية المراجعة: يُسهل قيد اليومية عملية مراجعة السجلات المالية من قبل المحاسبين والمختصين، حيث يُمكنهم تتبع جميع المعاملات بسهولة.

  • تحسين عملية اتخاذ القرار: يُوفر قيد اليومية معلومات قيّمة لصانعي القرار حول الأداء المالي للمؤسسة، مما يُساعدهم في اتخاذ قرارات أفضل.

أنــــــواع قيود اليومية

القيد البسيط: Simple Entry

يُستخدم لتسجيل المعاملات التي تُؤثر على حسابين فقط، مثل شراء بضائع نقدًا أو بيع بضائع بالآجل.

المدين

الدائن

البيان

12,000

12,000

من حـ / مصروفات أجور عاملين

إلى حـ / البنك

القيد المركب: Compound Entry

 يُستخدم لتسجيل المعاملات التي تُؤثر على أكثر من حسابين، مثل شراء بضائع بالآجل أو دفع رواتب الموظفين.

في حال كان القيد مركبًا من جانب الدائن:

المدين

الدائن

البيان

6,000

 

من حـ / مصروفات أجور عاملين

 

4,000

2,000

ح/ الخزينة

ح/البنك

في حال كان القيد مركبًا من جانب المدين: 

المدين

الدائن

البيان




1,200

1,000

200

من مذكورين:

ح/ الخزينة

ح/البنك

إلى ح/ المدينون/ العميل

القيد الافتتاحي:   Opening Entry

يُستخدم في بداية السنة المالية لتسجيل الموجودات والمطلوبات، وأيضًا ترحيل أرصدة الحسابات من السنة المالية السابقة.

قيود التحويل:

 تُستخدم لتسجيل تحويل المبالغ النقدية من صندوق لصندوق، أو تحويل المبالغ النقدية بين الحسابات البنكية المختلفة.

قيود الإقفال:   Closing Entry تُستخدم في نهاية السنة المالية لإقفال بعض الحسابات، مثل حسابات الإيرادات والمصروفات.

اقرأ أيضاً: ما هي قيود الإقفال Closing Entry.

قيود الإدخال: تُستخدم لتسجيل المعاملات والعمليات المالية والتجارية الجديدة، مثل استلام النقدية أو تسجيل فاتورة شراء.

قيود التصحيح: Contra Entry تُستخدم لتصحيح أي أخطاء حدثت في تسجيل المعاملات المالية.

قيود المحاسبة الحكومية: تُستخدم لتسجيل جميع المعاملات والعمليات المالية والتجارية التي تتعلق بالأنشطة الحكومية.

طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية:

الدائن:

يُذكر فيه جميع حسابات الدائنين، سواء كان دائن واحد أو أكثر.

في حالة وجود أكثر من دائن، يتم تدوينهم في قيد اليومية بمصطلح "المذكورين" ثم يتم ذكر جميع بنود الدائنين.

المدين: ينطبق عليه نفس خطوات الدائن.

البيان: يتم شرح نوع القيد وبعض التفاصيل الخاصة بالعملية أو المعاملة التجارية.

رقم القيد: يتم ترقيم كل قيد برقم لسهولة الوصول إليه عند إعداد أي تقارير أو قوائم مالية.

رقم المستند:

يتم ترقيم السندات بشكل تسلسلي.

تاريخ العملية المالية. يتم كتابة تاريخ توثيق القيد أو بمعنى آخر تاريخ إجراء العملية المالية بالقيد.

رقم دفتر الأستاذهو رقم الدفتر الذي سيتم ترحيل القيد إليه.

يتم ترقيم الملف الذي يضم جميع أوراق وفواتير العملية المالية، مثل أوراق الدفع أو استلام النقدية.

خطوات كتابة القيد اليومية.

قيود اليومية هي: عملية تسجيل جميع المعاملات المالية في دفتر يومية مخصص.

وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:

1. حفظ المستندات:

في البداية يجب حفظ جميع الفواتير والمستندات الخاصة بجميع العمليات والمعاملات المالية والتجارية.

2. تحديد الطرفين:

يتم تحديد الطرف المدين (من)

والطرف الدائن (إلى).

اقرأ أيضاَ: ما هو المدين والدائن وما الفرق بينهما؟

3. تسجيل المبالغ:

في خانة المدين يتم تسجيل المبلغ المدين، أما في خانة الدائن يتم تدون المبلغ الدائن.

4. كتابة الوصف:

يمكن كتابة وصف موجز أسفل الحساب التي تم قيده، يوضح هذا الوصف اسم ورقم الحساب ونوعه سواء كان دائن أو مدين.

5. كتابة المستند والتاريخ:

في خانة المستند، يتم كتابة الملف الدال على حدوث العملية مثل مثل فاتورة شراء أو إيصال.في خانة التاريخ، يتم تدوين توقيت حدوث العملية المالية.

6. كتابة البيان:

في خانة البيان، يتم عمل شرح مختصر يوضح سبب تدوين القيد، ووصف مختصر للعملية المالية.

7. تدوين التغيرات في الحسابات:

يتم تدوين المبالغ المالية التي نقصت أو زادت في حساب ما، بجانب ذكر الحسابات التي تأثرت.

8. ترقيم الصفحات والتأكد من عدم وجود أخطاء:

يجب ترقيم جميع صفحات دفتر اليومية، ومن الضروري التأكد من خلو دفتر اليومية من أي أخطاء أو كتابة في الحواشي.

9. جمع المبالغ:

في نهاية كل صفحة، يجب جمع جميع المبالغ المقيدة سواء كانت مبالغ دائنة أو مدينة، والتأكد من صحة هذه البيانات والمبالغ.

10. تلخيص عملية تسجيل قيد اليومية:

تحليل العملية المالية من خلال المستند الحسابي.
تحديد الطرف الدائن والطرف المدين.
تسجيل القيد اليومي في الدفتر.
ترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ.

ملاحظات:

يمكن عمل وتدوين عمليات القيد اليومية بشكل يدوي في الدفاتر الحسابية، أو باستخدام البرامج المحاسبية المتخصصة.

يجب على المحاسبين معرفة جميع مكونات قيد اليومية وكيفية عملها بشكل صحيح.

الفرق بين قيود التسوية والقيود اليومية.

قيود اليومية هي: أحد أسس القواعد المحاسبية لأي مؤسسة أو شركة، ويمكن تطبيقه بأكثر من شكل أو طريقة سواء كان لمؤسسة كبيرة أو ناشئة أو حتى متجر تجاري، ولكن بشرط عدم الخروج عن قواعده ومكوناته الأساسية.

الغرض كل منهما:

قيد التسوية:

هو قيد محاسبي يتم تقييده عند انتهاء الفترة المالية وذلك لأجل تعديل أرصدة بعض البنود بهدف الوصول الى النتيجة الصحيحة للمركز المالي للمنشأة.

قيد اليومية:

قيود اليومية هي: قيد محاسبي يتم تنفيذه وتقييده بشكل يومي لتقييد المعاملات المالية داخل المنشأة.

الغرض من كل منهما:

قيد التسوية: الغرض منها تعديل أرصدة بعض الحسابات لتتوافق مع مبدأ الاستحقاق. ويُستخدم لضمان دقة العمليات المالية في إعداد القوائم المالية.

قيد اليومية: يهدف إلى تسجيل جميع العمليات المالية التي تحدث في المنشأة بشكل يومي.

ويُستخدم لتتبع جميع العمليات المالية وتوفير مرجع سهل للمراجعة.

توقيت تسجيل كل منهما:

قيد التسوية: يكون هذا القيد في نهاية الفترة المحاسبية، قبل إعداد القوائم المالية.

قيد اليومية: يتم عمل هذا القيد بشكل يومي، عند حدوث أي معاملة مالية.

أثر كل منهما على القوائم المالية:

قيد التسوية: يؤثر على بعض الحسابات في القوائم المالية، مثل حسابات الإيرادات والمصروفات.

قيد اليومية: لا يؤثر بشكل مباشر على القوائم المالية، ولكن يُستخدم لتوفير البيانات اللازمة لإعدادها.

أمثلة على كل منهما:

قيد التسوية:

  • تسجيل مصروفات إيجار مستحقة.
  • تسجيل إيرادات مبيعات مقدمة.

قيد اليومية:

  • تسجيل عمليات مالية يومية.

مثال:

في حالة قيام الشركة بشراء عقار ما بمبلغ مليون جنيه فقط لا غير، وتم سداد مبلغ 500 ألف جنيه منهم، على أن يتم سداد باقي المبلغ على دفعات مقابل شيكات وإيصالات خلال 5 أشهر. وهنا يكون لدينا حساب مدين بقيمة 1000000 وحساب دائن بقيمة 500 ألف و 500 ألف جنيه ويكون البيان هو

المدينالدائن
من ح/ العقار 
إلى مذكورين
ح/ البنك 500,000 ح/ الإيصالات وأوراق الدفع 500,000
المدينالدائن
من ح/ العقار

إلى مذكورين
ح/ البنك 500,000 ح/ الإيصالات وأوراق الدفع 500,000

قد تتشابه بعض قيود التسوية مع قيود اليومية في الشكل، لكن يختلف الغرض من كل منهما.
من المهم فهم الفرق بين قيود التسوية والقيود اليومية لتسجيل المعاملات المالية بشكل صحيح.

في هذا المقال، تعرفنا على القيود اليومية ماذا يُقصد بها؟ وماهي أنواع القيود؟ وكيف يتم تقييد القيود اليومية بشكل صحيح؟.


الدرس التالي

تعليقات